Jak działa wynajem obiektów i organizacji imprez — przewodnik krok po kroku.

Wynajem automatu do gier lub urządzenia eventowego na targi, wystawę lub festiwal może wydawać się skomplikowane — oficjalni spedytorzy, terminy wysyłki, magazyny przejściowe, odprawa celna. Ale wcale tak nie jest. Większość naszych klientów to agencje lub wystawcy debiutujący, którzy nigdy wcześniej nie zajmowali się logistyką targową, a mimo to radzą sobie z tym bez problemów. Ten przewodnik dokładnie wyjaśnia, jak to wszystko działa — od pierwszej wyceny aż po bezpieczny powrót automatu do domu. Wystarczy przeczytać go raz, a zrozumiesz ten proces lepiej niż większość doświadczonych wystawców.

Wszystko sprowadza się do jednego: jak daleko znajduje się wasza lokalizacja od nas

Każdą maszynę projektujemy, produkujemy i wysyłamy z naszego własnego magazynu w Goirle, Holandia. Sposób dostawy zależy od tego, czy lokalizacja znajduje się w obrębie naszej strefy bezpośredniej obsługi, czy poza nią.

Czym jest “oficjalny spedytor wystawowy” i dlaczego ma to znaczenie?

To jest kwestia, której nikt nie wyjaśnia, więc przedstawię ją prostym językiem. Niemal każde większe centrum wystawowe zatrudnia jeden oficjalny spedytor dla każdego wydarzenia — można również spotkać się z nazwami “oficjalny partner logistyczny”, “wyznaczony agent obsługi” lub “operator na miejscu”. Ma to znaczenie z jednego prostego powodu:

W większości dużych obiektów, Tylko upoważniony pracownik ma prawo przemieszczać towary na terenie hali. Zarządzają magazynem przygotowawczym targów, dostarczają towary na stoiska wszystkich wystawców o ustalonych porach, a po zakończeniu targów ponownie wszystko zabierają. Jest to system dotyczący bezpieczeństwa, ubezpieczenia i dostępu, który obowiązuje na terenie całych targów.

Gdzie znaleźć dane spedytora (oraz terminy)

Są dwa sprawdzone miejsca, w których warto poszukać:

• Podręcznik dla wystawców lub portal dla wystawców. Po zarezerwowaniu stoiska organizator targów udostępnia instrukcję (w formacie PDF lub na portalu internetowym). Zawiera ona nazwę i dane kontaktowe oficjalnego spedytora, formularze zamówień, adres magazynu przedtargowego oraz — co najważniejsze — terminy wysyłki przychodzącej.
• Organizator imprezy. Jeśli nie możesz tego znaleźć, wyślij im jedną wiadomość: “Kto jest oficjalnym spedytorem tej imprezy i jakie są terminy nadsyłania przesyłek?” Wskażą ci drogę prosto do tego miejsca.

W jaki sposób spedytor odbiera Państwa maszynę z naszego magazynu

Gdy już wiesz, kto jest oficjalnym spedytorem, reszta jest prosta. Odbierają oni maszynę zapakowaną w skrzynię z naszego magazynu w Goirle, wysyłają ją na miejsce imprezy, dostarczają na Twoje stoisko, a po zakończeniu targów transportują ją z powrotem do nas.

Aby to skonfigurować, wystarczy tylko potwierdzić trzy terminy z spedytorem — i przekazać je nam:

1. Odbiór z naszego magazynu w Goirle (NL).
2. Dostawa na stoisko na miejscu.
3. Odbiór z Państwa stoiska i zwrot do nas po przedstawieniu.

To wszystko. Dzięki tym trzem terminom zadbamy o to, by Państwa maszyna była zapakowana w skrzynię i gotowa w dniu odbioru, a my będziemy dokładnie wiedzieć, kiedy dotrze do Państwa domu.

Jak przygotowujemy Twoje urządzenie — zapakowane w skrzynię, opatrzone etykietami, zaprogramowane, gotowe do użycia od razu po podłączeniu

Zanim jakikolwiek produkt opuści naszą firmę, Państwa maszyna jest przygotowana do transportu i gotowa do pracy:

• W skrzyni. Zapakowane w solidne opakowanie transportowe — w razie potrzeby w drewnianą skrzynię — o wymiarach umożliwiających bezpieczną obsługę i transport wózkiem widłowym.
• Oznaczono. Etykiety wysyłkowe, oznaczenia “delikatne” i “tą stroną do góry” oraz numer Twojej wystawy, hali i stoiska, dzięki czemu pracownik na miejscu dostarcza ją dokładnie we właściwe miejsce.
• Wstępnie zaprogramowane. Gry, poziom trudności, ceny lub opcja darmowej rozgrywki oraz wszelkie niestandardowe elementy brandingowe są wczytywane i sprawdzone przed wysyłką. Urządzenie jest dostarczane w konfiguracji dostosowanej do Twojej imprezy.
• Plug-and-play. Na miejscu wystarczy, że Ty (lub operator) ustawisz urządzenie w odpowiednim miejscu i podłączysz je do standardowego gniazdka. Bez montażu, bez technika, bez narzędzi.
• Zdjęcie wykonane w momencie wysyłki. Kiedy towar opuszcza magazyn, dokumentujemy jego stan za pomocą zdjęć, dzięki czemu wszyscy mają jasność co do tego, w jakim stanie został wysłany.

W dniu imprezy — na Państwa stoisku

Pracownik firmy spedycyjnej ustawia urządzenie na Twoim stoisku w wyznaczonym przedziale czasowym. Wystarczy podłączyć je do zwykłego gniazdka sieciowego, włączyć – i już działa, przyciągając klientów. W razie awarii ten sam pracownik odbiera je z Twojego stoiska. Nie musisz zajmować się logistyką na terenie targów.

Jak oblicza się okres wynajmu

Okres wynajmu trwa od od dnia, w którym maszyna opuszcza nasz magazyn, do dnia, w którym do niego wraca — wliczono czas transportu, nie tylko dni trwania targów. Ponieważ odbiór i zwrot przez spedytora są zaplanowane wokół terminu targów, czas obsługi wydłuża całkowity czas. Im krótszy czas realizacji przez spedytora, tym krótszy i tańszy jest okres wynajmu — a my oszacujemy to z Państwem z góry, aby nie było żadnych niespodzianek.

Kaucja zabezpieczająca

W przypadku wynajmu pojazdów wyjeżdżających poza obszar objęty naszą bezpośrednią obsługą, stosujemy zwrotna kaucja w wysokości pełnej wartości odtworzeniowej urządzenia, oprócz opłaty za wynajem. Jest to standardowa praktyka, która chroni obie strony. Oczekuje się, że ubranie będzie miało wygląd typowy dla tego rodzaju wydarzeń i jest to całkowicie w porządku; kaucja pokrywa koszty poważnych uszkodzeń lub niezwrócenia przedmiotu i wynosi zwrócono w całości po bezpiecznym dostarczeniu w dobrym stanie. Ponieważ przed wysyłką fotografujemy każdą maszynę, jej stan nigdy nie budzi wątpliwości.

Wielka Brytania, Szwajcaria i Norwegia

Kraje te znajdują się poza obszarem celnym UE, dlatego towary muszą przejść odprawę celną w oba trasy — co sprawia, że krótki wynajem jest czasochłonny i kosztowny. W przypadku tych miejsc zazwyczaj zalecamy zakup zamiast tego, co z przyjemnością dla Państwa zorganizujemy.

Twoja lista kontrolna krok po kroku

1. Poproś nas o wycenę — podaj nam miejsce wydarzenia, miasto, terminy oraz sprzęt, który chcesz wynająć. Otrzymasz jedną przejrzystą ofertę cenową.
2. Znajdź swojego spedytora — Z podręcznika dla wystawców lub od organizatora należy uzyskać nazwę oficjalnego spedytora, dane kontaktowe oraz terminy wysyłki.
3. Zapisz sobie te trzy daty — zapytaj spedytora, kiedy odbierze towar z naszego magazynu w Goirle, dostarczy go na Twoje stoisko oraz odbierze i zwróci po zakończeniu targów.
4. Prześlijcie nam te daty — pakujemy urządzenie do skrzyni, oznaczamy je, programujemy i fotografujemy, przygotowując je do odbioru.
5. Dzień przedstawienia — spedytor dostarcza urządzenie na Twoje stoisko; wystarczy je włączyć.
6. Po przedstawieniu — spedytor odbiera przesyłkę i zwraca ją do nas; otrzymujesz zwrot kaucji.

Co jest nam potrzebne, aby przygotować dla Państwa wycenę

• Ten miejsce i miasto
• Twój numer hali i stoiska (jeśli już to masz)
• Ten wyświetl daty
• Ten maszyna(y) chciałbyś
• W przypadku obiektów położonych poza obszarem, na którym świadczymy usługi bezpośrednio: Państwa wystawca / instrukcja wysyłki lub dane oficjalnego spedytora, jeśli już je posiadasz

Poproś o wycenę

Masz jeszcze pytania? Nasza pytania i odpowiedzi dotyczące wynajmu omówić szczegóły, czy po prostu poproś nas o wycenę i przeprowadzimy Cię krok po kroku przez Twój konkretny program.

* strefy celne (NIE OFERUJEMY tutaj maszyn do wynajęcia, wyłącznie sprzedaż):

• GB — Wielka Brytania
• CH — Szwajcaria
• LI — Liechtenstein
• NIE — Norwegia
• IS — Islandia
• RS — Serbia
• licencjat — Bośnia i Hercegowina
• ME — Czarnogóra
• MK — Macedonia Północna
• AL — Albania
• XK — Kosowo
• UA — Ukraina
• MD — Mołdawia
• AUTOR: — Białoruś
• RU — Rosja
• TR — Turcja (dokument A.TR)
• AD — Andora
• SM — San Marino