Så här fungerar uthyrning av evenemang och lokaler – en steg-för-steg-guide.

Att hyra en arkad- eller evenemangsmaskin till en mässa, utställning eller festival kan låta skrämmande – officiella speditörer, leveransfrister, mellanlager, tull. Men så är det inte. De flesta av våra kunder är byråer eller förstagångsutställare som aldrig tidigare har ordnat mässlogistik, och de klarar det utan problem. Den här guiden visar dig exakt hur det går till, från din första offert till att maskinen kommer hem i säkert skick. Läs den en gång så kommer du att förstå processen bättre än de flesta erfarna utställare.

Det handlar i slutändan om en sak: hur långt bort er lokal ligger från oss

Vi konstruerar, tillverkar och levererar varje maskin från vårt eget lager i Goirle, Nederländerna. Hur din maskin levereras till dig beror på om din lokal ligger inom eller utanför vårt direktleveransområde.

Vad är en “officiell speditör för mässor” och varför är det viktigt?

Det här är den del som ingen förklarar, så här kommer den på klarspråk. Nästan alla större mässcenter utser en officiell speditör för varje föreställning – man kan också stöta på benämningarna “officiell logistikpartner”, “utsedd hanteringsagent” eller “hanteringsansvarig på plats”. Det spelar roll av ett enkelt skäl:

På de flesta stora evenemangsarenor, Endast den officiella hanteraren får flytta varor på hallgolvet. De sköter mässans förvaringslager, levererar till varje utställares monter vid fastställda tidpunkter och tar bort allt igen när mässan avslutas. Det är en ordning som gäller för hela mässan och omfattar säkerhet, försäkring och tillträde.

Var hittar du uppgifterna om din speditör (och tidsfristerna)

Det finns två pålitliga ställen att leta på:

• Din utställarhandbok eller utställarportalen. När du bokar en monter får du en handbok från mässan (i PDF-format eller via en webbportal). Där anges namnet på och kontaktuppgifterna till den officiella speditören, beställningsformulären, adressen till förvaringslagret samt – viktigast av allt – Sista inlämningsdagar för inkommande försändelser.
• Arrangören av evenemanget. Om du inte hittar det, skicka följande meddelande: “Vem är mässans officiella speditör, och vilka är sista inlämningsdagarna för frakt?” De kommer att visa dig vägen dit.

Hur speditören hämtar din maskin från vårt lager

När du väl vet vem den officiella speditören är, är resten enkelt. De hämtar maskinen i sin transportlåda från vårt lager i Goirle, transporterar den till mässan, levererar den till din monter och kör den sedan tillbaka till oss efter mässan.

För att ställa in det behöver du bara bekräfta tre datum med speditören – och vidarebefordra dem till oss:

1. Avhämtning från vårt lager i Goirle (NL).
2. Leverans till din monter på evenemangsplatsen.
3. Hämtning från din monter och återlämning till oss efter föreställningen.

Det var allt. Med dessa tre datum ser vi till att din maskin är packad i en transportlåda och klar på avhämtningsdagen, och vi vet exakt när den kommer fram till dig.

Så här förbereder vi din maskin – förpackad i transportlåda, märkt, programmerad, redo att användas direkt

Innan något lämnar oss ser vi till att din maskin är förberedd för transport och klar att tas i drift:

• I låda. Förpackad i en robust transportförpackning – vid behov en trälåda – anpassad för säker hantering och transport med gaffeltruck.
• Märkt. Fraktetiketter, märkningar som “ömtåligt” och “denna sida upp”, samt din mässa, hall och monter nummer, så att hanteraren på plats levererar den till exakt rätt plats.
• Förprogrammerad. Spel, svårighetsgrad, prissättning eller gratisspel samt eventuell anpassad varumärkesprofil laddas och testad före leverans. Den levereras redan inställd för ert evenemang.
• Plug-and-play. På plats är det bara för dig (eller din assistent) att placera den och koppla in den i ett vanligt eluttag. Ingen montering, ingen tekniker, inga verktyg.
• Fotograferat vid avsändningen. Vi dokumenterar dess skick med foton när den lämnar oss, så att alla vet exakt i vilket skick den var när den lämnade oss.

På evenemangsdagen – vid er monter

Speditörens personal placerar maskinen vid din monter under din tilldelade leveranstid. Du ansluter den till ett vanligt eluttag, slår på den, och den är igång – och lockar till sig besökare. Vid eventuellt haveri hämtar samma personal den från din monter. Du behöver aldrig ta hand om logistiken på mässgolvet.

Hur hyresperioden beräknas

Hyresperioden löper från från den dag då maskinen lämnar vårt lager till den dag då den återlämnas — inklusive transporttid, inte bara mässdagarna. Eftersom speditörens hämtning och återlämning planeras i anslutning till mässan bidrar hanteringstiden till den totala tiden. Ju snabbare speditören kan hantera uppdraget, desto kortare och billigare blir hyresperioden – och vi gör en uppskattning tillsammans med er i förväg så att det inte blir några överraskningar.

Säkerhetsdepositionen

För uthyrningar som sträcker sig utanför vårt direkta serviceområde tillämpar vi en en återbetalningsbar säkerhetsdeposition motsvarande maskinens fulla återanskaffningsvärde, utöver hyresavgiften. Det är gängse praxis och skyddar båda parter. Normalt slitage i samband med evenemanget förväntas och är helt i sin ordning; depositionen täcker allvarliga skador eller utebliven återlämning, och är återbetalas i sin helhet vid säker återlämning i gott skick. Eftersom vi fotograferar varje maskin vid avsändningen uppstår det aldrig några tvister om dess skick.

Storbritannien, Schweiz och Norge

Dessa länder ligger utanför EU:s tullområde, vilket innebär att varor måste tullklareras i båda vägbeskrivningar – vilket gör en kortare hyrperiod både tidskrävande och kostsam. För dessa resmål rekommenderar vi vanligtvis inköp istället, vilket vi gärna ordnar.

Din steg-för-steg-checklista

1. Be oss om en offert — Ange plats, ort, datum och vilken eller vilka maskiner du vill ha. Du får då en tydlig offert.
2. Hitta din speditör — Ta reda på det officiella speditörsföretagets namn, kontaktuppgifter och sista leveransdatum genom att läsa i utställarhandboken eller kontakta arrangören.
3. Se de tre datumen — Fråga speditören när de hämtar varorna från vårt lager i Goirle, levererar dem till er monter samt hämtar och returnerar dem efter mässan.
4. Skicka datumen till oss — vi packar ner, märker, programmerar och fotograferar maskinen så att den är klar för avhämtning.
5. Föreställningsdagen — speditören levererar till din monter; du sätter igång den.
6. Efter föreställningen — speditören hämtar den och lämnar tillbaka den till oss; din deposition återbetalas.

Vad vi behöver för att kunna ge dig en offert

• Den plats och stad
• Din hall- och monter nummer (om du redan har det)
• Den visa datum
• Den maskin(er) du skulle vilja
• För evenemangsplatser utanför vårt direkta tjänsteområde: er utställare / fraktguide eller uppgifterna om den officiella speditören, om du redan har dem

Begär en offert

Har du fortfarande frågor? Vår Frågor och svar om uthyrning gå in på detaljerna, eller bara Be oss om en offert och vi kommer att guida dig genom just din föreställning.

* tullzoner (vi erbjuder INTE uthyrning av maskiner här, endast försäljning):

• GB — Storbritannien
• CH — Schweiz
• LI — Liechtenstein
• NEJ — Norge
• IS — Island
• RS — Serbien
• BA — Bosnien och Hercegovina
• ME — Montenegro
• MK — Nordmakedonien
• AL — Albanien
• XK — Kosovo
• UA — Ukraina
• MD — Moldavien
• AV — Vitryssland
• RU — Ryssland
• TR — Turkiet (A.TR-dokument)
• AD — Andorra
• SM — San Marino