Como funciona o aluguer de espaços para eventos — Um guia passo a passo.

Alugar uma máquina de jogos ou de eventos para uma feira, exposição ou festival pode parecer complicado — transportadoras oficiais, prazos de envio, armazéns de pré-armazenamento, alfândega. Mas não é. A maioria dos nossos clientes são agências ou expositores estreantes que nunca organizaram a logística de um evento antes e conseguem fazê-lo sem problemas. Este guia explica-lhe exatamente como funciona, desde o primeiro orçamento até à máquina chegar em segurança ao seu destino. Leia-o uma vez e compreenderá o processo melhor do que a maioria dos expositores experientes.

Tudo se resume a uma coisa: a que distância fica o vosso local de nós

Concebemos, fabricamos e enviamos todas as máquinas a partir do nosso próprio armazém em Goirle, Países Baixos. A forma como a máquina chega até si depende do facto de o seu local se situar dentro ou fora da nossa zona de serviço direto.

O que é um “agente de transporte oficial”? E por que razão é isso importante?

Esta é a parte que ninguém explica, por isso aqui fica, em linguagem simples. Quase todos os grandes centros de exposições nomeiam um transitário oficial para cada evento — também poderá ver esta designação como “parceiro logístico oficial”, “agente de assistência designado” ou “agente de assistência no local”. Isto é importante por uma razão simples:

Na maioria dos grandes recintos, Apenas o responsável oficial está autorizado a movimentar mercadorias no pavilhão. São responsáveis pela gestão do armazém de pré-montagem da feira, fazem as entregas nos stands de todos os expositores em horários definidos e retiram tudo novamente no momento do desmontar. Trata-se de um acordo em matéria de segurança, seguros e acesso que se aplica a toda a feira.

Onde encontrar os dados do seu transitário (e os prazos)

Existem dois locais fiáveis onde se pode procurar:

• O seu manual do expositor ou portal do expositor. Quando reserva um stand, a feira fornece-lhe um manual (em formato PDF ou através de um portal online). Este manual indica o nome e os contactos do transitário oficial, os formulários de encomenda, a morada do armazém de pré-armazenamento e — o mais importante — o prazos para envios de entrada.
• O organizador do evento. Se não o conseguires encontrar, envia-lhes uma mensagem com uma linha: “Quem é o transitário oficial do evento e quais são os prazos para o envio de mercadorias?” Eles vão indicar-te diretamente o caminho.

Como é que a empresa de transporte recolhe a sua máquina no nosso armazém

Assim que souber quem é o transportador oficial, o resto é simples. Eles recolhem a máquina embalada no nosso armazém em Goirle, enviam-na para o local do evento, entregam-na no seu stand e, após o evento, fazem o percurso inverso de volta até nós.

Para configurar, basta confirmar três encontros junto com o transitário — e envie-nos esses documentos:

1. Recolha no nosso armazém em Goirle (Países Baixos).
2. Entrega no seu stand no local do evento.
3. Recolha no seu stand e devolução para connosco depois do espetáculo.

É isso mesmo. Com essas três datas, teremos a sua máquina embalada e pronta no dia da recolha, e saberemos exatamente quando é que ela vai chegar a casa.

Como preparamos a sua máquina — embalada, etiquetada, programada e pronta a utilizar

Antes de qualquer produto sair da nossa fábrica, a sua máquina é preparada para o transporte e para entrar em funcionamento:

• Em caixa. Embalado numa embalagem de transporte resistente — uma caixa de madeira, quando necessário — com dimensões adequadas para um manuseamento seguro e para o transporte com empilhador.
• Rotulado. Etiquetas de envio, indicações de “frágil” e “por este lado para cima”, e o número da sua feira, do pavilhão e do stand, pelo que o responsável no local o entrega exatamente no local certo.
• Pré-programado. Os jogos, o nível de dificuldade, os preços ou a opção de jogo gratuito e qualquer personalização da marca são carregados e testado antes da expedição. É entregue já configurado para o seu evento.
• Plug-and-play. No local, basta que o utilizador (ou o operador) o coloque no lugar e o ligue a uma tomada normal. Sem montagem, sem técnico, sem ferramentas.
• Fotografado no momento da expedição. Registamos o seu estado com fotografias quando sai, para que todos tenham uma ideia clara do estado em que saiu.

No dia — no seu stand

O funcionário da transportadora coloca a máquina no seu stand, no horário de entrega que lhe foi atribuído. Basta ligá-la a uma tomada normal, ligá-la e já está a funcionar — a atrair pessoas. Em caso de avaria, o mesmo funcionário vai buscá-la ao seu stand. Nunca tem de se preocupar com a logística no recinto da feira.

Como é calculado o período de arrendamento

O período de aluguer vai de desde o dia em que a máquina sai do nosso armazém até ao dia em que regressa — incluindo o transporte, não apenas os dias da feira. Como a recolha e a devolução pela empresa de transporte são agendadas em função da feira, o tempo de manuseamento aumenta o tempo total. Quanto mais curto for o prazo de entrega da empresa de transporte, mais curto e mais barato será o aluguer — e faremos uma estimativa consigo antecipadamente, para que não haja surpresas.

A caução

No caso de alugueres que ultrapassem a nossa zona de serviço direto, mantemos um caução reembolsável equivalente ao valor total de substituição da máquina, juntamente com o valor do aluguer. Trata-se de uma prática habitual que protege ambas as partes. Espera-se que o equipamento sofra o desgaste normal do evento, o que é perfeitamente aceitável; o depósito cobre danos significativos ou a não devolução do equipamento, e é reembolsado na totalidade após a devolução em segurança e em bom estado. Como fotografamos cada máquina no momento da expedição, o seu estado nunca é motivo de controvérsia.

Reino Unido, Suíça e Noruega

Estes países situam-se fora do espaço aduaneiro da UE, pelo que as mercadorias têm de passar pelo desalfandegamento em ambos direções — o que torna um aluguer de curta duração moroso e dispendioso. Para estes destinos, costumamos recomendar compra em vez disso, o que teremos todo o prazer em organizar.

A sua lista de verificação passo a passo

1. Peça-nos um orçamento — Indique-nos o local, a cidade, as datas e a(s) máquina(s) que deseja. Receberá um orçamento claro.
2. Encontre o seu agente de transporte — Consulte o manual do expositor ou o organizador para obter o nome oficial do transitário, os contactos e os prazos de envio.
3. Vê as três datas — pergunte à empresa de transporte quando irão recolher a mercadoria no nosso armazém em Goirle, entregá-la no seu stand e recolhê-la e devolvê-la após a feira.
4. Envie-nos as datas — embalamos, etiquetamos, programamos e fotografamos a máquina, deixando-a pronta para recolha.
5. Dia do espetáculo — o transportador entrega no seu stand; basta ligá-lo.
6. Depois do espetáculo — a empresa de transporte recolhe-o e devolve-no a nós; o seu depósito é reembolsado.

O que precisamos para lhe apresentar um orçamento

• O local e cidade
• O seu número do pavilhão e do stand (se já o tiveres)
• O datas dos espetáculos
• O máquina(s) que gostasses
• Para locais fora da nossa zona de atendimento direto: o seu manual do expositor / manual de envio ou os dados do transitário oficial, caso já os tenha

Solicitar um orçamento

Ainda tem dúvidas? O nosso Perguntas e respostas sobre arrendamento abordar os pormenores, ou simplesmente peça-nos um orçamento e vamos acompanhá-lo ao longo do seu espetáculo específico.

* zonas aduaneiras (aqui NÃO DISPONIBILIZAMOS máquinas para aluguer, apenas para compra):

• GB — Reino Unido
• CH — Suíça
• LI — Liechtenstein
• NÃO — Noruega
• IS — Islândia
• RS — Sérvia
• Licenciatura — Bósnia e Herzegovina
• ME — Montenegro
• MK — Macedónia do Norte
• AL — Albânia
• XK — Kosovo
• UA — Ucrânia
• MD — Moldávia
• POR — Bielorrússia
• RU — Rússia
• TR — Turquia (documento A.TR)
• ANÚNCIO — Andorra
• SM — São Marinho