Как функционира наемането на места за събития — ръководство стъпка по стъпка.

Наемането на аркадна или събитийна машина за търговско изложение, изложба или фестивал може да звучи като предизвикателство — официални спедитори, срокове за доставка, складове за предварително съхранение, митница. Но всъщност не е така. Повечето от нашите клиенти са агенции или изложители, които участват за първи път и никога преди не са организирали логистиката за изложение, но се справят без проблеми. Този наръчник ви обяснява подробно как точно работи всичко – от първата оферта до безопасното връщане на машината. Прочетете го веднъж и ще разберете процеса по-добре от повечето опитни изложители.

Всичко се свежда до едно: колко далеч е вашето място от нас

Ние проектираме, произвеждаме и изпращаме всяка машина от нашия собствен склад в Гоирле, Нидерландия. Начинът, по който машината ще стигне до вас, зависи от това дали мястото ви се намира в рамките на зоната ни за директно обслужване или извън нея.

Какво е “официален спедитор за изложения” и защо това е от значение?

Това е частта, която никой не обяснява, затова ето я на прост и разбираем език. Почти всеки голям изложбен център назначава един официален спедитор за всяко шоу — може да го видите и под наименованията “официален логистичен партньор”, “назначен агент по обслужването” или “агент по обслужването на място”. Това е важно по една проста причина:

В повечето големи зали, Само официалният оператор има право да премества стоки в залата. Те управляват склада за предварителна доставка на изложението, доставят стоките до щанда на всеки изложител в определено време и отново ги изнасят при разглобяването. Това е мярка, свързана с безопасността, застраховката и достъпа, която важи за цялото изложение.

Къде да намерите данните за вашия спедитор (и крайните срокове)

Има две надеждни места, където можете да потърсите:

• Наръчникът за изложители или порталът за изложители. Когато резервирате щанд, организаторите на изложението ви предоставят наръчник (в PDF формат или чрез онлайн портал). В него са посочени името и данните за връзка на официалния спедитор, формулярите за поръчка, адресът на склада за предварително съхранение и — най-важното — крайни срокове за входящи пратки.
• Организаторът на шоуто. Ако не можете да го намерите, изпратете им едно изречение: “Кой е официалният спедитор на изложението и какви са крайните срокове за доставка на стоките?” Те ще ви насочат направо към него.

Как спедиторът взема вашата машина от нашия склад

Щом разберете кой е официалният спедитор, останалото е лесно. Те вземат машината в кашон от нашия склад в Гоирле, я транспортират до мястото на изложението, доставят я до вашия щанд и след изложението я връщат обратно при нас.

За да го настроите, трябва само да потвърдите три дати с спедитора — и да ни ги предадете:

1. Вземане от нашия склад в Гоирле (Нидерландия).
2. Доставка до щанда ви на място.
3. Вземане от щанда ви и връщане при нас след представлението.

Това е всичко. С тези три дати ще се погрижим машината ви да бъде опакована в кашон и да е готова в деня на вземането, а ние ще знаем точно кога да очакваме доставката ѝ до дома ви.

Как подготвяме вашата машина — опакована в кашон, етикетирана, програмирана, готова за работа веднага след включване

Преди да ви бъде изпратена, вашата машина се подготвя за транспортиране и е готова за работа:

• В кашон. Опаковани в здрава транспортна опаковка — при необходимост в дървена касетка — с размери, подходящи за безопасно боравене и транспортиране с мотокар.
• Означено. Етикети за изпращане, обозначения “чупливо” и “нагоре”, както и номера на вашето шоу, залата и щанда, така че операторът на място я доставя точно на нужното място.
• Предварително програмирано. Игрите, нивото на трудност, цените или опцията за безплатна игра, както и всякакви персонализирани елементи на брандинга се зареждат и проверено преди изпращане. Доставя се вече настроен за вашето събитие.
• „Plug-and-play“. На място вие (или операторът) просто го поставяте на място и го включвате в стандартен контакт. Без сглобяване, без техник, без инструменти.
• Снимано при изпращането. Когато стоката напусне склада, заснемаме състоянието ѝ със снимки, за да е ясно на всички в какво състояние е била при излизането.

В деня на събитието — на вашия щанд

Служителят на спедиторската фирма поставя уреда на щанда ви в определеното време за доставка. Вие го включвате в обикновен електрически контакт, пускате го и той започва да работи — привличайки посетители. При повреда същият служител го взема от щанда ви. Вие изобщо не се занимавате с логистиката на изложението.

Как се изчислява срокът на наема

Наемният период е от от деня, в който машината напусне нашия склад, до деня, в който се върне — включен е и транспортът, а не само дните на изложението. Тъй като вземането и връщането от спедитора се планират около изложението, времето за обработка се добавя към общото време. Колкото по-кратък е срокът на спедитора, толкова по-кратък и по-евтин е наемът — и ще го изчислим заедно с вас предварително, за да няма изненади.

Гаранционният депозит

За наеми, при които превозът излиза извън зоната, в която предлагаме директни услуги, ние запазваме възстановим гаранционен депозит, равен на пълната стойност на замяната на машината, наред с наемната цена. Това е обичайна практика и защитава и двете страни. Очаква се нормално износване в резултат на събитието и това е напълно приемливо; депозитът покрива значителни щети или невръщане на стоката и е възстановена в пълен размер при безопасно връщане в добро състояние. Тъй като снимаме всяка машина при изпращането ѝ, състоянието ѝ никога не е предмет на спор.

Великобритания, Швейцария и Норвегия

Тези държави се намират извън митническата зона на ЕС, поради което стоките трябва да бъдат митнически оформени в и двете указания — което прави краткосрочното наемане бавно и скъпо. За тези дестинации обикновено препоръчваме покупка вместо това, което с удоволствие ще организираме.

Вашият списък за проверка стъпка по стъпка

1. Попитайте ни за оферта — посочете ни мястото на провеждане, града, датите и машината (машините), която (които) бихте искали. Ще получите една ясна оферта.
2. Намерете своя спедитор — от наръчника за изложители или от организатора проверете името на официалния спедитор, данните за връзка с него и крайните срокове за доставка.
3. Запишете си трите дати — попитайте спедитора кога ще вземе пратката от нашия склад в Гоирле, кога ще я достави до щанда ви и кога ще я вземе и върне след изложението.
4. Изпратете ни датите — ние я поставяме в кашон, поставяме етикети, програмираме я и я фотографираме, за да бъде готова за вземане.
5. Денят на представлението — спедиторът доставя стоката до щанда ви; вие я включвате.
6. След представлението — спедиторът го взема и ни го връща; депозитът ви се възстановява.

Какво ни е необходимо, за да Ви изготвим оферта

• The място и град
• Вашият номер на залата и щанда (ако вече го имате)
• The покажи дати
• The машина(и) бихте искали
• За обекти извън зоната на пряко обслужване: вашият ръководство за изложители / доставка или данните на официалния спедитор, ако вече разполагате с тях

Поискайте оферта

Имате ли още въпроси? Нашият въпроси и отговори относно наемането да разгледаме подробностите или просто попитайте ни за оферта и ще ви разведем през вашето конкретно шоу.

* митнически зони (тук НЕ ПРЕДЛАГАМЕ машини под наем, а само за покупка):

• GB — Обединеното кралство
• CH — Швейцария
• LI — Лихтенщайн
• НЕ — Норвегия
• IS — Исландия
• RS — Сърбия
• BA — Босна и Херцеговина
• МЕ — Черна гора
• MK — Северна Македония
• AL — Албания
• XK — Косово
• UA — Украйна
• MD — Молдова
• ОТ — Беларус
• RU — Русия
• TR — Турция (документ A.TR)
• AD — Андора
• SM — Сан Марино