Hoe het huren van evenementenlocaties werkt — Een stapsgewijze handleiding.

Het huren van een arcade- of evenementenautomaat voor een beurs, tentoonstelling of festival kan intimiderend klinken — officiële expediteurs, verzenddeadlines, tussenopslagplaatsen, douane. Maar dat is het niet. De meeste van onze klanten zijn bureaus of exposanten die voor het eerst meedoen en nog nooit eerder de logistiek voor een beurs hebben geregeld, en toch lukt het hen zonder problemen. Deze gids legt je precies uit hoe het werkt, vanaf je eerste offerte tot het moment dat de machine weer veilig thuiskomt. Lees hem één keer door en je begrijpt het proces beter dan de meeste doorgewinterde exposanten.

Het komt op één ding neer: hoe ver je locatie van ons vandaan ligt

We ontwerpen, bouwen en verzenden elke machine vanuit ons eigen magazijn in Goirle, Nederland. Hoe je apparaat bij je wordt bezorgd, hangt af van het feit of je locatie binnen of buiten ons directe bezorggebied ligt.

Wat is een “officiële expediteur voor beurzen” en waarom is dat van belang?

Dit is het deel dat niemand uitlegt, dus hier volgt het in begrijpelijke taal. Bijna elk groot expositiecentrum stelt één officiële expediteur voor elk evenement — je ziet deze term soms ook wel aangeduid als de “officiële logistieke partner”, “aangewezen afhandelaar” of “afhandelaar ter plaatse”. Dit is om één simpele reden van belang:

In de meeste grote zalen, Alleen de officiële vervoerder mag goederen op de beursvloer verplaatsen. Zij beheren het voorraadmagazijn van de beurs, leveren op vaste tijdstippen aan de stand van elke exposant en ruimen alles weer op bij de afbouw. Het betreft een regeling op het gebied van veiligheid, verzekering en toegang die voor de hele beurs geldt.

Waar vindt u de gegevens van uw expediteur (en de deadlines)?

Er zijn twee betrouwbare bronnen waar je kunt zoeken:

• Uw exposantenhandleiding of exposantenportaal. Wanneer je een stand reserveert, krijg je van de beurs een handleiding (een pdf of een online portaal). Daarin staan de naam en contactgegevens van de officiële expediteur, de bestelformulieren, het adres van het voorraadmagazijn en — het allerbelangrijkste — de deadlines voor inkomende zendingen.
• De organisator van de beurs. Als je het niet kunt vinden, stuur ze dan één regel: “Wie is de officiële expediteur voor de beurs, en wat zijn de deadlines voor inkomende zendingen?” Ze wijzen je er meteen de weg naar.

Hoe de expediteur uw machine bij ons magazijn ophaalt

Zodra u weet wie de officiële expediteur is, is de rest een fluitje van een cent. Zij halen de in een krat verpakte machine op bij ons magazijn in Goirle, vervoeren deze naar de beurslocatie, leveren hem af bij uw stand en brengen hem na afloop van de beurs weer terug naar ons.

Om dit in te stellen, hoef je alleen maar te bevestigen drie data bij de expediteur — en deze aan ons doorgeven:

1. Afhalen bij ons magazijn in Goirle (NL).
2. Levering bij uw stand op de locatie.
3. Ophalen bij uw stand en terugbrengen naar ons toe na de voorstelling.

Dat is alles. Met die drie data zorgen we ervoor dat uw machine op de ophaaldag in een krat zit en klaar is, en weten we precies wanneer we hem bij u thuis kunnen verwachten.

Hoe wij uw machine klaarmaken — in een krat verpakt, voorzien van labels, geprogrammeerd, plug-and-play

Voordat er iets bij ons vertrekt, wordt uw machine reis- en bedrijfsklaar gemaakt:

• In een krat verpakt. Verpakt in een stevige transportverpakking — indien nodig een houten kist — die qua afmetingen geschikt is voor veilig hanteren en transport met een vorkheftruck.
• Gemarkeerd. Verzendetiketten, aanduidingen als “breekbaar” en “deze kant naar boven”, en uw beurs, hal en standnummer, zodat de medewerker ter plaatse het op precies de juiste plek aflevert.
• Vooraf geprogrammeerd. Games, moeilijkheidsgraad, prijzen of gratis spelen, en eventuele aangepaste huisstijl worden geladen en vóór verzending getest. Het wordt al helemaal ingesteld voor uw evenement geleverd.
• Plug-and-play. Ter plaatse hoeft u (of de gebruiker) het apparaat alleen maar op de gewenste plek te zetten en aan te sluiten op een standaard stopcontact. Geen montage, geen technicus, geen gereedschap.
• Gefotografeerd bij verzending. We leggen de staat ervan vast met foto’s op het moment dat het vertrekt, zodat iedereen precies weet in welke staat het is vertrokken.

Op de dag zelf — bij uw stand

De medewerker van de transporteur zet de machine op uw stand op het afgesproken tijdstip. U sluit hem aan op een gewoon stopcontact, zet hem aan, en hij draait meteen — en trekt meteen bezoekers aan. Bij een storing haalt diezelfde medewerker hem weer op bij uw stand. U hoeft zich op de beursvloer helemaal niet bezig te houden met de logistiek.

Hoe de huurperiode wordt berekend

De huurperiode loopt van vanaf de dag dat de machine ons magazijn verlaat tot de dag dat ze terugkomt — inclusief transporttijd, dus niet alleen de beursdagen. Omdat het ophalen en terugbrengen door de expediteur rond de beurs worden ingepland, telt de verwerkingstijd mee in de totale duur. Hoe korter de doorlooptijd van de expediteur, hoe korter en goedkoper de huurperiode — en we maken hier vooraf samen met u een schatting van, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

De borgsom

Voor verhuur die buiten ons directe servicegebied valt, hanteren wij een een terugbetaalbare waarborgsom ter hoogte van de volledige vervangingswaarde van de machine, naast de huurprijs. Dit is gebruikelijk en biedt beide partijen zekerheid. Normale kleding voor het evenement wordt verwacht en is volkomen acceptabel; de borg dekt ernstige schade of het niet terugbrengen van het materiaal, en is volledig terugbetaald bij veilige terugzending in goede staat. Omdat we elke machine bij verzending fotograferen, is er nooit onenigheid over de staat ervan.

het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en Noorwegen

Deze landen vallen buiten het douanegebied van de EU, waardoor goederen moeten worden ingeklaard in beide routebeschrijvingen — waardoor een korte huurperiode traag en duur wordt. Voor deze bestemmingen raden we meestal aan kopen in plaats daarvan, wat wij graag voor u regelen.

Je stapsgewijze checklist

1. Vraag ons om een offerte — Geef ons je locatie, stad, data en de machine(s) die je graag zou willen. Je ontvangt dan één duidelijke offerte.
2. Zoek uw expediteur — Haal in je exposantenhandleiding of bij de organisator de naam van de officiële expediteur, de contactgegevens en de verzenddeadlines op.
3. Noteer de drie data — vraag de expediteur wanneer ze de goederen bij ons magazijn in Goirle komen ophalen, bij uw stand afleveren en na de beurs weer ophalen en terugbrengen.
4. Stuur ons de data — we verpakken de machine in een krat, voorzien deze van een etiket, stellen hem in en maken er foto’s van, zodat hij klaar is om opgehaald te worden.
5. Dag van de voorstelling — de transporteur levert het bij je stand af; jij zet het aan.
6. Na de voorstelling — de expediteur haalt het op en bezorgt het bij ons; uw aanbetaling wordt terugbetaald.

Wat we nodig hebben om een offerte voor u op te stellen

• De locatie en stad
• Jouw hal- en standnummer (als je het al hebt)
• De speeldata
• De machine(s) je zou willen
• Voor locaties buiten ons directe servicegebied: uw handleiding voor exposanten / verzending of de gegevens van de officiële expediteur, als u die al hebt

Vraag een offerte aan

Heb je nog vragen? Onze vragen en antwoorden over verhuur de details toelichten, of gewoon vraag ons om een offerte en we begeleiden je stap voor stap bij jouw specifieke show.

* douanegebieden (hier VERHUREN wij GEEN machines, uitsluitend verkoop):

• GB — Verenigd Koninkrijk
• CH — Zwitserland
• LI — Liechtenstein
• NEE — Noorwegen
• IS — IJsland
• RS — Servië
• BA — Bosnië en Herzegovina
• ME — Montenegro
• MK — Noord-Macedonië
• AL — Albanië
• XK — Kosovo
• UA — Oekraïne
• MD — Moldavië
• DOOR — Wit-Rusland
• RU — Rusland
• TR — Turkije (A.TR-document)
• AD — Andorra
• SM — San Marino