Come funzionano gli affitti di spazi e strutture per eventi — Una guida passo dopo passo.

Noleggiare una macchina da sala giochi o per eventi in occasione di una fiera, un’esposizione o un festival può sembrare un’impresa ardua: spedizionieri ufficiali, scadenze di spedizione, magazzini di transito, dogana. Ma non lo è. La maggior parte dei nostri clienti sono agenzie o espositori alle prime armi che non si sono mai occupati prima della logistica fieristica, eppure riescono a gestirla senza problemi. Questa guida ti spiega passo dopo passo come funziona, dal primo preventivo fino al ritorno in sicurezza della macchina. Leggila una volta e capirai il processo meglio della maggior parte degli espositori più esperti.

Tutto si riduce a una cosa: quanto dista la vostra sede da noi

Progettiamo, costruiamo e spediamo ogni macchina dal nostro magazzino situato a Goirle, Paesi Bassi. Le modalità di consegna dipendono dal fatto che la tua sede si trovi all’interno o all’esterno della nostra zona di copertura diretta.

Che cos’è uno “spedizioniere ufficiale per le fiere” e perché è importante?

Questa è la parte che nessuno spiega, quindi eccola qui in parole semplici. Quasi tutti i principali centri espositivi nominano un unico spedizioniere ufficiale per ogni spettacolo — potresti anche trovarlo indicato come “partner logistico ufficiale”, “agente di gestione designato” o “responsabile in loco”. È importante per un semplice motivo:

Nella maggior parte delle grandi strutture, Solo l'addetto ufficiale è autorizzato a spostare le merci all'interno del capannone. Si occupano della gestione del magazzino di preallestimento della fiera, effettuano le consegne agli stand di ogni espositore agli orari prestabiliti e provvedono a ritirare tutto al momento dello smontaggio. Si tratta di un accordo in materia di sicurezza, assicurazione e accesso che si applica all’intera fiera.

Dove trovare i dati del proprio spedizioniere (e le scadenze)

Ci sono due fonti affidabili da consultare:

• Il manuale per gli espositori o il portale dedicato agli espositori. Quando prenoti uno stand, l’organizzazione della fiera ti fornisce un manuale (in formato PDF o tramite un portale online). Il manuale riporta il nome e i recapiti dello spedizioniere ufficiale, i moduli d’ordine, l’indirizzo del magazzino di pre-consegna e — cosa più importante — il scadenze per le spedizioni in entrata.
• L'organizzatore della manifestazione. Se non riesci a trovarlo, invia loro un messaggio di una riga: “Chi è lo spedizioniere ufficiale della fiera e quali sono le scadenze per le spedizioni in arrivo?” Ti indicheranno subito dove si trova.

Come lo spedizioniere ritira la tua macchina dal nostro magazzino

Una volta individuato lo spedizioniere ufficiale, il resto è semplice. Si occuperà di ritirare la macchina imballata nel nostro magazzino di Goirle, spedirla alla sede della fiera, consegnarla al vostro stand e, al termine della fiera, riportarla da noi seguendo lo stesso percorso.

Per configurarlo, basta confermare tre appuntamenti con lo spedizioniere — e a trasmetterceli:

1. Ritiro dal nostro magazzino a Goirle (NL).
2. Consegna presso il vostro stand presso la sede dell'evento.
3. Ritiro presso il vostro stand e riconsegna da noi dopo lo spettacolo.

Ecco fatto. Con queste tre date, la vostra macchina sarà imballata e pronta il giorno del ritiro, e sapremo esattamente quando arriverà a casa vostra.

Come prepariamo la tua macchina: imballata in cassa, etichettata, programmata, pronta all’uso

Prima che qualsiasi articolo ci venga consegnato, la vostra macchina viene preparata per il trasporto e resa pronta all’uso:

• Imballato in una cassa. Confezionato in un robusto imballaggio da trasporto — una cassa di legno, se necessario — di dimensioni adeguate per una movimentazione sicura e il trasporto con carrello elevatore.
• Etichettato. Etichette di spedizione, indicazioni “fragile” e “questo lato verso l’alto”, e numero dello spettacolo, del padiglione e dello stand, in modo che l'addetto in loco lo consegni esattamente nel posto giusto.
• Preprogrammato. I giochi, il livello di difficoltà, i prezzi o la modalità gratuita e qualsiasi personalizzazione del marchio vengono caricati e controllato prima della spedizione. Viene consegnato già configurato per il vostro evento.
• Plug-and-play. Una volta sul posto, basta che tu (o l'addetto) lo posizioni e lo accenda collegandolo a una presa standard. Nessun montaggio, nessun tecnico, nessun attrezzo.
• Fotografato al momento della spedizione. Quando l'articolo viene spedito, ne documentiamo lo stato con delle foto, in modo che sia chiaro a tutti in che condizioni è stato consegnato.

Il giorno stesso — presso il vostro stand

L’addetto dello spedizioniere posiziona la macchina presso il tuo stand nell’orario di consegna previsto. Basta collegarla a una normale presa di corrente, accenderla e il gioco è fatto: attira subito i visitatori. In caso di guasto, lo stesso addetto la ritira dal tuo stand. Non devi occuparti in alcun modo della logistica in fiera.

Come viene calcolato il periodo di locazione

Il periodo di noleggio va dal dal giorno in cui la macchina lascia il nostro magazzino fino al giorno in cui vi fa ritorno — trasporto incluso, non solo nei giorni della fiera. Poiché il ritiro e la riconsegna da parte dello spedizioniere sono programmati in base alle date della fiera, i tempi di gestione si aggiungono al totale. Più i tempi di consegna dello spedizioniere sono stretti, più breve e conveniente sarà il noleggio — e lo calcoleremo insieme a voi in anticipo, così non ci saranno sorprese.

Il deposito cauzionale

Per i noleggi che esulano dalla nostra zona di copertura diretta, applichiamo una deposito cauzionale rimborsabile pari al valore totale di sostituzione della macchina, oltre al canone di noleggio. Si tratta di una prassi standard che tutela entrambe le parti. È previsto un normale utilizzo durante l’evento, che va benissimo; il deposito copre eventuali danni ingenti o la mancata restituzione, ed è rimborsato per intero al momento della restituzione in buone condizioni. Poiché fotografiamo ogni macchina al momento della spedizione, le sue condizioni non sono mai oggetto di contestazione.

Regno Unito, Svizzera e Norvegia

Questi paesi non fanno parte dello spazio doganale dell'UE, pertanto le merci devono essere sdoganate in entrambi indicazioni stradali — il che rende un noleggio di breve durata lento e costoso. Per queste destinazioni di solito consigliamo acquisto piuttosto, cosa che saremo lieti di organizzare.

La tua lista di controllo passo dopo passo

1. Richiedici un preventivo — Indicaci la sede, la città, le date e le macchine che desideri. Riceverai un preventivo chiaro e dettagliato.
2. Trova il tuo spedizioniere — Consulta il manuale per gli espositori o rivolgiti all’organizzatore per ottenere il nome dello spedizioniere ufficiale, i suoi recapiti e le scadenze per la spedizione.
3. Prendi nota delle tre date — chiedi allo spedizioniere quando effettuerà il ritiro dal nostro magazzino di Goirle, quando effettuerà la consegna al tuo stand e quando provvederà al ritiro e alla restituzione al termine della fiera.
4. Inviateci le date — imballiamo, etichettiamo, programmiamo e fotografiamo la macchina, pronta per il ritiro.
5. Il giorno dello spettacolo — lo spedizioniere consegna il prodotto al tuo stand; tu lo accendi.
6. Dopo lo spettacolo — lo spedizioniere lo ritira e ce lo riconsegna; il tuo deposito ti verrà rimborsato.

Cosa ci serve per fornirvi un preventivo

• Il sede e città
• Il tuo numero di padiglione e stand (se ce l'hai già)
• Il date degli spettacoli
• Il macchina/e ti piacerebbe
• Per le sedi al di fuori della nostra zona di copertura diretta: il vostro manuale per espositori / spedizioni oppure i dati dello spedizioniere ufficiale, se ne disponete già

Richiedi un preventivo

Hai ancora domande? Il nostro Domande e risposte sul noleggio spiegare i dettagli, oppure semplicemente richiedici un preventivo e ti guideremo passo dopo passo nella realizzazione del tuo spettacolo specifico.

* zone doganali (qui NON FORNIAMO macchine a noleggio, ma solo in vendita):

• GB — Regno Unito
• CH — Svizzera
• LI — Liechtenstein
• NO — Norvegia
• IS — Islanda
• RS — Serbia
• BA — Bosnia-Erzegovina
• ME — Montenegro
• MK — Macedonia del Nord
• AL — Albania
• XK — Kosovo
• UA — Ucraina
• MD — Moldavia
• DI — Bielorussia
• RU — Russia
• TR — Turchia (documento A.TR)
• AD — Andorra
• SM — San Marino