Come funziona il noleggio di spazi per eventi: una guida passo passo.

Noleggiare un cabinato arcade o una macchina per eventi per una fiera, una mostra o un festival può sembrare un'impresa ardua: spedizionieri ufficiali, scadenze di spedizione, magazzini da gestire in anticipo, dogana. Non lo è. La maggior parte dei nostri clienti sono agenzie o espositori alla prima esperienza che non hanno mai organizzato la logistica di un evento prima d'ora, e ci riescono senza problemi. Questa guida ti illustra nel dettaglio come funziona il processo, dal primo preventivo fino alla consegna della macchina in tutta sicurezza. Leggila una volta e comprenderai il processo meglio della maggior parte degli espositori più esperti.

Tutto si riduce a una sola cosa: quanto dista la tua location da noi

Progettiamo, costruiamo e spediamo ogni macchina dal nostro magazzino in Goirle, Paesi BassiLe modalità di consegna del dispositivo dipendono dal fatto che la sede si trovi all'interno o all'esterno della nostra zona di servizio diretto.

Che cos'è uno "spedizioniere ufficiale per fiere" e perché è importante?

Questa è la parte che nessuno spiega, quindi eccola qui in parole semplici. Quasi tutti i principali centri espositivi nominano uno spedizioniere ufficiale per ogni spettacolo — potresti anche vederlo chiamato “partner logistico ufficiale”, “agente di gestione designato” o “gestore in loco”. È importante per un semplice motivo:

Nella maggior parte dei grandi locali, Solo il personale autorizzato è autorizzato a spostare le merci all'interno del padiglione. Gestiscono il magazzino antistante la fiera, consegnano il materiale a tutti gli stand degli espositori negli orari prestabiliti e lo ritirano al termine dello smontaggio. Si tratta di un accordo di sicurezza, assicurazione e accesso che si applica all'intera manifestazione.

Dove trovare i dati del tuo spedizioniere (e le scadenze)

Ci sono due posti affidabili dove cercare:

• Il manuale per gli espositori o il portale per gli espositori. Quando prenoti uno stand, la fiera ti fornisce un manuale (in formato PDF o tramite un portale online). Esso elenca il nome e i contatti dello spedizioniere ufficiale, i moduli d'ordine, l'indirizzo del magazzino di prevendita e, soprattutto, il scadenze per le spedizioni in entrata.
• L'organizzatore dello spettacolo. Se non riesci a trovarlo, invia loro un messaggio di una sola riga: "Chi è lo spedizioniere ufficiale per la fiera e quali sono le scadenze per le spedizioni in entrata?" Ti indicheranno direttamente dove si trova.

Come lo spedizioniere ritira la tua macchina dal nostro magazzino

Una volta individuato lo spedizioniere ufficiale, il resto è semplice. Ritira la macchina imballata dal nostro magazzino di Goirle, la spedisce al luogo dell'evento, la consegna al vostro stand e, al termine della manifestazione, effettua il viaggio di ritorno verso di noi.

Per configurarlo, è sufficiente confermare tre date con lo spedizioniere — e passateli a noi:

1. Ritiro presso il nostro magazzino a Goirle (NL).
2. Consegna al vostro stand presso la sede.
3. Ritiro presso il tuo stand e restituzione a noi dopo lo spettacolo.

Ecco fatto. Con queste tre date, imballeremo la tua macchina e la avremo pronta per il giorno del ritiro, e sapremo esattamente quando aspettarcela a casa.

Come prepariamo la tua macchina: imballata, etichettata, programmata, pronta all'uso (plug-and-play).

Prima di lasciare la nostra officina, la vostra macchina viene preparata per il trasporto e per l'utilizzo:

• Imballato in cassa. Imballaggio robusto per il trasporto — una cassa di legno dove necessario — dimensionato per una movimentazione sicura e il trasporto con carrello elevatore.
• Etichettato. Etichette di spedizione, contrassegni “fragile” e “questo lato in alto”, e Il tuo numero di fiera, padiglione e stand, quindi l'addetto in loco lo consegna esattamente nel posto giusto.
• Pre-programmato. Giochi, difficoltà, prezzi o gioco gratuito e qualsiasi marchio personalizzato vengono caricati e testato prima della spedizioneArriva già configurato per il vostro evento.
• Collega e usa. Sul posto, voi (o chi si occupa della movimentazione) basterà posizionarlo e accenderlo tramite una presa standard. Nessun montaggio, nessun tecnico, nessun attrezzo.
• Fotografato al momento della spedizione. Documentiamo le sue condizioni con delle foto al momento della consegna, in modo che tutti abbiano ben chiaro come sia stata al momento della partenza.

Il giorno stesso, presso il vostro stand.

L'addetto dello spedizioniere posiziona la macchina sul tuo stand, nello slot di consegna. Tu la colleghi a una normale presa di corrente, la accendi ed è subito operativa, pronta a servire i clienti. Al termine del trasporto, lo stesso addetto la ritira dal tuo stand. Non dovrai mai occuparti della logistica in loco.

Come viene calcolato il periodo di noleggio

Il noleggio va da dal giorno in cui la macchina lascia il nostro magazzino al giorno in cui ritorna — trasporto incluso, non solo i giorni della fiera. Poiché il ritiro e la restituzione da parte dello spedizioniere sono programmati in base alla fiera, i tempi di gestione si aggiungono al totale. Più rapido è il tempo di consegna dello spedizioniere, più breve e conveniente sarà il noleggio — e vi forniremo un preventivo in anticipo per evitare sorprese.

Il deposito cauzionale

Per i noleggi che viaggiano al di fuori della nostra zona di servizio diretta, manteniamo un deposito cauzionale rimborsabile pari al valore di sostituzione totale della macchina, insieme al canone di noleggio. È prassi standard e tutela entrambe le parti. La normale usura dovuta all'evento è prevista e assolutamente accettabile; il deposito copre danni significativi o mancata restituzione ed è rimborsato per intero Al momento della restituzione, la macchina deve essere in perfette condizioni. Poiché fotografiamo ogni macchina al momento della spedizione, le sue condizioni non sono mai oggetto di contestazione.

Regno Unito, Svizzera e Norvegia

Questi paesi si trovano al di fuori dell'area doganale dell'UE, quindi le merci devono sdoganare in entrambi indicazioni — il che rende un noleggio breve lento e costoso. Per queste destinazioni di solito consigliamo acquisto invece, cosa che saremo lieti di organizzare.

La tua lista di controllo passo passo

1. Chiedici un preventivo — Comunicaci il luogo, la città, le date e il/i macchinari che desideri. Riceverai un preventivo chiaro e preciso.
2. Trova il tuo spedizioniere — dal manuale per gli espositori o dall'organizzatore, procuratevi il nome dello spedizioniere ufficiale, i suoi recapiti e le scadenze di spedizione.
3. Ottieni le tre date — Chiedi allo spedizioniere quando ritirerà la merce dal nostro magazzino di Goirle, la consegnerà al tuo stand e la ritirerà e riconsegnerà al termine della fiera.
4. Inviaci le date — Imballiamo, etichettiamo, programmiamo e fotografiamo la macchina, pronta per il ritiro.
5. Mostra giorno — lo spedizioniere consegna la merce al tuo punto di raccolta; tu lo accendi.
6. Dopo lo spettacolo — lo spedizioniere lo ritira e ce lo restituisce; la cauzione viene rimborsata.

Di cosa abbiamo bisogno per fornirti un preventivo

• Migliori luogo e città
• numero del padiglione e dello stand (se lo possiedi già)
• Migliori date degli spettacoli
• Migliori macchina(e) ti piacerebbe
• Per le sedi al di fuori della nostra zona di servizio diretto: la tua manuale per espositori/spedizione oppure i dati dello spedizioniere ufficiale, se li avete già

Richiedi un preventivo

Hai ancora domande? Il nostro domande e risposte sul noleggio coprire i dettagli, o semplicemente Richiedici un preventivo e ti guideremo attraverso il tuo spettacolo specifico.