Sådan fungerer udlejning af lokaler og arrangementer — en trin-for-trin-vejledning.

At leje en arkade- eller eventmaskine til en messe, udstilling eller festival kan lyde skræmmende — officielle speditører, forsendelsesfrister, mellemlagre, told. Men det er det ikke. De fleste af vores kunder er bureauer eller førstegangsudstillere, der aldrig før har stået for logistikken til en messe, og de klarer det uden problemer. Denne guide gennemgår præcis, hvordan det hele fungerer, lige fra dit første tilbud til maskinen kommer sikkert hjem igen. Læs den én gang, og du vil forstå processen bedre end de fleste erfarne udstillere.

Det kommer i sidste ende an på én ting: hvor langt der er fra os til jeres lokalitet

Vi udvikler, fremstiller og afsender alle maskiner fra vores eget lager i Goirle, Nederlandene. Hvordan du får leveret din maskine, afhænger af, om din lokation ligger inden for eller uden for vores direkte leveringsområde.

Hvad er en “officiel speditør til messer”, og hvorfor er det vigtigt?

Det her er den del, som ingen forklarer, så her kommer den på almindeligt engelsk. Næsten alle større messecentre udpeger én officiel speditør for hvert show — man kan også støde på betegnelser som “officiel logistikpartner”, “udpeget håndteringsagent” eller “håndteringsansvarlig på stedet”. Det er vigtigt af én simpel grund:

På de fleste store spillesteder, Det er kun den officielle håndterer, der må flytte varer på hallens gulv. De står for messens forhåndslager, leverer til hver enkelt udstillers stand på fastlagte tidspunkter og fjerner det hele igen, når messen er slut. Det er en ordning vedrørende sikkerhed, forsikring og adgang, der gælder for hele messen.

Hvor finder du oplysninger om din speditør (og fristerne)?

Der er to steder, hvor man med sikkerhed kan lede:

• Din udstillerhåndbog eller udstillerportal. Når du reserverer en stand, får du af arrangørerne en vejledning (som PDF eller via en onlineportal). Her finder du navnet og kontaktoplysningerne på den officielle speditør, bestillingsformularerne, adressen på forhåndslageret og — vigtigst af alt — den Frister for indgående forsendelser.
• Arrangøren af udstillingen. Hvis du ikke kan finde det, så send dem en enkelt linje: “Hvem er messens officielle speditør, og hvad er fristerne for indgående forsendelser?” De vil vise dig vejen lige derhen.

Sådan henter speditøren din maskine fra vores lager

Når du først ved, hvem den officielle speditør er, er resten ligetil. De henter maskinen i kassen fra vores lager i Goirle, sender den til messestedet, leverer den til din stand og transporterer den efter messen tilbage til os.

For at konfigurere det skal du blot bekræfte tre datoer hos speditøren — og videresende dem til os:

1. Afhentning fra vores lager i Goirle (NL).
2. Levering til din stand på selve spillestedet.
3. Afhentning fra din stand og returnering til os efter forestillingen.

Det var det. Med disse tre datoer sørger vi for, at din maskine er pakket i en kasse og klar på afhentningsdagen, og vi ved præcis, hvornår den kan forventes at være hjemme.

Sådan klargør vi din maskine — pakket i kasse, mærket, programmeret, klar til brug

Inden varerne forlader os, sørger vi for, at din maskine er klar til transport og klar til brug:

• Pakket i kasse. Leveres i en robust transportemballage — en trækasse, hvor det er nødvendigt — der er dimensioneret til sikker håndtering og transport med gaffeltruck.
• Mærket. Forsendelsesetiketter, mærkninger som “skørt” og “denne side op”, samt dit show, hallenummer og standnummer, så håndtereren på stedet leverer den til præcis det rette sted.
• Forprogrammeret. Spil, sværhedsgrad, priser eller gratis spil samt eventuel tilpasset branding indlæses og testet inden afsendelse. Den leveres klar til brug til dit arrangement.
• Plug-and-play. På stedet skal du (eller operatøren) blot placere den og sætte stikket i en almindelig stikkontakt. Ingen montering, ingen tekniker, ingen værktøj.
• Fotograferet ved afsendelse. Vi dokumenterer varens tilstand med fotos, når den afsendes, så alle har et klart overblik over, hvordan den så ud ved afsendelsen.

På selve dagen — på jeres stand

Speditørens medarbejder stiller maskinen på din stand på det aftalte leveringstidspunkt. Du sætter stikket i en almindelig stikkontakt, tænder for den, og så kører den – og tiltrækker folk. Hvis der opstår en fejl, henter den samme medarbejder den fra din stand. Du behøver aldrig selv at tage dig af logistikken på messen.

Sådan beregnes lejeperioden

Lejeperioden løber fra fra den dag, maskinen forlader vores lager, til den dag, den kommer tilbage — transporten er inkluderet, ikke kun udstillingsdagene. Da speditørens afhentning og returnering planlægges i forhold til udstillingen, tæller håndteringstiden med i den samlede tid. Jo kortere speditørens gennemløbstid er, desto kortere og billigere bliver lejeperioden — og vi laver et overslag sammen med dig på forhånd, så der ikke opstår overraskelser.

Sikkerhedsdepositummet

For udlejninger, der foregår uden for vores direkte dækningsområde, opkræver vi et et tilbagebetaleligt depositum svarende til maskinens fulde genanskaffelsesværdi, ud over lejeprisen. Det er almindelig praksis og beskytter begge parter. Det forventes, at udstyret bruges som ved normale arrangementer, og det er helt i orden; depositummet dækker væsentlige skader eller manglende tilbagelevering, og det er fuldt ud refunderet ved sikker returnering i god stand. Da vi fotograferer hver enkelt maskine ved afsendelse, er der aldrig tvivl om dens stand.

Storbritannien, Schweiz og Norge

Disse lande ligger uden for EU’s toldområde, så varerne skal fortoldes i begge kørselsvejledning — hvilket gør en kort lejeperiode langsom og dyr. Til disse destinationer anbefaler vi normalt køb i stedet, hvilket vi gerne arrangerer.

Din trin-for-trin-tjekliste

1. Bed os om et tilbud — Fortæl os, hvor arrangementet skal afholdes, i hvilken by, hvornår det finder sted, og hvilke maskiner du gerne vil have. Du får et klart tilbud tilbage.
2. Find din speditør — Find navnet på den officielle speditør, kontaktoplysningerne og forsendelsesfristerne i din udstillerhåndbog eller hos arrangøren.
3. Se de tre datoer — Spørg speditøren, hvornår de henter varerne fra vores lager i Goirle, leverer dem til din stand og henter og returnerer dem efter messen.
4. Send datoerne til os — vi pakker maskinen i en kasse, mærker den, programmerer den og tager billeder af den, så den er klar til afhentning.
5. Forestillingsdag — speditøren leverer det til din stand; du tænder for det.
6. Efter forestillingen — speditøren afhenter den og returnerer den til os; dit depositum tilbagebetales.

Hvad vi har brug for for at kunne give dig et tilbud

• Den arrangementssted og by
• Din hal- og standnummer (hvis du allerede har den)
• Den vis datoer
• Den maskine(r) du gerne vil
• For spillesteder uden for vores direkte dækningsområde: jeres udstiller / forsendelsesvejledning eller de officielle speditørens oplysninger, hvis du allerede har dem

Anmod om et tilbud

Har du stadig spørgsmål? Vores Spørgsmål og svar om udlejning gå i detaljer, eller bare Bed os om et tilbud og så vil vi guide dig igennem netop dit show.

* toldzoner (her udlejer vi IKKE maskiner, kun salg):

• GB — Storbritannien
• CH — Schweiz
• LI — Liechtenstein
• NEJ — Norge
• IS — Island
• RS — Serbien
• BA — Bosnien-Hercegovina
• ME — Montenegro
• MK — Nordmakedonien
• AL — Albanien
• XK — Kosovo
• UA — Ukraine
• MD — Moldova
• AF — Hviderusland
• RU — Rusland
• TR — Tyrkiet (A.TR-dokument)
• AD — Andorra
• SM — San Marino