Wie die Anmietung von Veranstaltungsräumen und Locations funktioniert – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Die Anmietung eines Arcade- oder Event-Automaten für eine Messe, Ausstellung oder ein Festival mag zunächst kompliziert klingen – Speditionen, Lieferfristen, Vorlagerung, Zoll. Ist sie aber nicht. Die meisten unserer Kunden sind Agenturen oder Aussteller, die zum ersten Mal eine Messe organisieren und noch nie zuvor eine Messelogistik durchgeführt haben – und sie meistern alles problemlos. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen Schritt für Schritt, vom ersten Angebot bis zur sicheren Ankunft des Automaten. Lesen Sie ihn einmal, und Sie werden den Prozess besser verstehen als die meisten erfahrenen Aussteller.

Letztendlich kommt es auf eines an: die Entfernung Ihres Veranstaltungsortes von uns.

Wir entwerfen, bauen und versenden jede Maschine von unserem eigenen Lager aus. Goirle, NiederlandeWie Ihr Gerät Sie erreicht, hängt davon ab, ob sich Ihr Veranstaltungsort innerhalb oder außerhalb unserer direkten Servicezone befindet.

Was ist ein „offizieller Messefrachtführer“ und warum ist das wichtig?

Das ist der Teil, den niemand erklärt, deshalb hier in einfachen Worten. Fast jedes große Messezentrum ernennt ein offizieller Spediteur Für jede Veranstaltung wird der jeweilige Logistikpartner auch als „offizieller Logistikpartner“, „beauftragter Abfertigungsagent“ oder „Abfertigungsbeauftragter vor Ort“ bezeichnet. Das ist aus einem einfachen Grund wichtig:

In den meisten großen Veranstaltungsorten, Nur dem offiziellen Abfertiger ist es gestattet, Waren auf dem Hallenboden zu bewegen. Sie betreiben das Vorlager der Messe, liefern die Waren zu festgelegten Zeiten an jeden Ausstellerstand und bauen nach dem Abbau alles wieder ab. Es handelt sich um eine Sicherheits-, Versicherungs- und Zugangsregelung, die für die gesamte Messe gilt.

Wo Sie die Kontaktdaten Ihres Spediteurs (und die Fristen) finden

Es gibt zwei zuverlässige Anlaufstellen:

• Ihr Ausstellerhandbuch oder Ausstellerportal. Bei der Standbuchung erhalten Sie vom Veranstalter ein Handbuch (als PDF oder Online-Portal). Darin finden Sie den Namen und die Kontaktdaten des Spediteurs, die Bestellformulare, die Adresse des Vorablagers und – am wichtigsten – die … Fristen für den Wareneingang.
• Der Veranstalter der Show. Falls Sie es nicht finden können, senden Sie ihnen eine Zeile: „Wer ist der offizielle Spediteur für die Veranstaltung, und welche Fristen gelten für die Annahme der Sendung?“ Sie werden Sie direkt dorthin verweisen.

Wie der Spediteur Ihre Maschine aus unserem Lager abholt

Sobald Sie den offiziellen Spediteur kennen, ist der Rest unkompliziert. Dieser holt die verpackte Maschine in unserem Lager in Goirle ab, transportiert sie zum Veranstaltungsort, liefert sie an Ihren Stand und bringt sie nach der Messe wieder zu uns zurück.

Zum Einrichten müssen Sie lediglich bestätigen. drei Termine mit dem Spediteur — und geben Sie sie uns weiter:

1. Abholung aus unserem Lager in Goirle (NL).
2. Lieferung an Ihren Stand am Veranstaltungsort.
3. Abholung von Ihrem Stand und Rückgabe uns nach der Show.

Das war's. Mit diesen drei Terminen haben wir Ihre Maschine verpackt und am Abholtag bereit, und wir wissen genau, wann wir sie bei Ihnen zu Hause erwarten können.

So bereiten wir Ihre Maschine vor – verpackt, beschriftet, programmiert, sofort einsatzbereit

Bevor Ihre Maschine unser Haus verlässt, wird sie transport- und betriebsbereit gemacht:

• Verpackt. Eingebaut in eine robuste Transportverpackung – bei Bedarf eine Holzkiste – die für eine sichere Handhabung und den Transport mit Gabelstaplern geeignet ist.
• Beschriftet. Versandetiketten, „Zerbrechlich“- und „Diese Seite nach oben“-Kennzeichnungen und Ihre Show-, Hallen- und StandnummerSo liefert der Mitarbeiter vor Ort es genau an den richtigen Ort.
• Vorprogrammiert. Spielarten, Schwierigkeitsgrad, Preisgestaltung oder Gratisspiel sowie jegliches individuelles Branding werden geladen und Vor dem Versand geprüftEs wird für Ihre Veranstaltung konfiguriert geliefert.
• Plug-and-Play. Vor Ort positionieren Sie (oder der Bediener) das Gerät einfach und schalten es an einer Standardsteckdose ein. Keine Montage, kein Techniker, kein Werkzeug.
• Beim Versand fotografiert. Wir dokumentieren den Zustand des Fahrzeugs beim Verlassen mit Fotos, damit jeder genau nachvollziehen kann, wie es hinausgegangen ist.

Am Tag selbst – an Ihrem Stand

Der Spediteur stellt das Gerät an Ihrem Abholplatz ab. Sie schließen es an eine normale Steckdose an, schalten es ein, und schon läuft es – und zieht Kunden an. Nach dem Abbau holt derselbe Spediteur es wieder ab. Sie haben keinerlei Berührungspunkte mit der Logistik vor Ort.

Wie die Mietdauer berechnet wird

Die Mietdauer beträgt vom Tag, an dem die Maschine unser Lager verlässt, bis zum Tag ihrer Rückkehr Der Transport ist inklusive, nicht nur an den Messetagen. Da die Abholung und Rückgabe durch die Spedition auf die Messe abgestimmt sind, erhöht sich der Gesamtpreis durch die Bearbeitungszeit. Je kürzer die Bearbeitungszeit der Spedition, desto kürzer und günstiger die Mietdauer – wir informieren Sie im Voraus über die genauen Kosten, damit es keine Überraschungen gibt.

Die Sicherheitsleistung

Für Mietwagen, die über unsere direkte Servicezone hinausgehen, halten wir eine Rückzahlbare Sicherheitsleistung in Höhe des vollen Wiederbeschaffungswerts der Maschine.Zusätzlich zur Mietgebühr wird eine Kaution erhoben. Dies ist gängige Praxis und schützt beide Seiten. Normale Gebrauchsspuren sind üblich und völlig in Ordnung; die Kaution deckt erhebliche Schäden oder den Verlust der Rückgabe ab. vollständig erstattet Bei sicherer Rückgabe in einwandfreiem Zustand. Da wir jede Maschine vor dem Versand fotografieren, ist ihr Zustand nie strittig.

Großbritannien, Schweiz und Norwegen

Diese Länder liegen außerhalb des EU-Zollraums, daher müssen Waren in den USA verzollt werden. beide Wegbeschreibungen – was eine kurze Anmietung langsam und teuer macht. Für diese Reiseziele empfehlen wir in der Regel: Kauf stattdessen, was wir gerne für Sie arrangieren.

Ihre Schritt-für-Schritt-Checkliste

1. Fordern Sie ein Angebot an — Teilen Sie uns bitte Ihren Veranstaltungsort, die Stadt, die gewünschten Daten und die gewünschte(n) Maschine(n) mit. Sie erhalten anschließend ein transparentes Angebot.
2. Finden Sie Ihren Spediteur — Entnehmen Sie dem Ausstellerhandbuch oder dem Veranstalter den Namen, die Kontaktdaten und die Versandfristen des offiziellen Spediteurs.
3. Vereinbare die drei Termine — Fragen Sie den Spediteur, wann er die Ware in unserem Lager in Goirle abholt, zu Ihrem Stand liefert und sie nach der Messe wieder abholt und zurückbringt.
4. Senden Sie uns die Daten. — Wir verpacken, etikettieren, programmieren und fotografieren die Maschine, sodass sie zur Abholung bereit ist.
5. Ausstellungstag — Der Forwarder liefert an Ihren Stand; Sie schalten ihn ein.
6. Nach der Show — Der Spediteur holt es ab und sendet es an uns zurück; Ihre Anzahlung wird zurückerstattet.

Was wir benötigen, um Ihnen ein Angebot erstellen zu können

• Das Veranstaltungsort und Stadt
• Ihre Halle und Standnummer (falls Sie es bereits besitzen)
• Das Showtermine
• Das Maschine(n) Sie würden gerne
• Für Veranstaltungsorte außerhalb unseres direkten Servicebereichs: Ihre Aussteller-/Versandhandbuch oder die Kontaktdaten des offiziellen Spediteurs, falls Sie diese bereits haben.

Fordere ein Angebot an

Sie haben noch Fragen? Unsere Fragen und Antworten zur Miete die Details abdecken oder einfach Fordern Sie ein Angebot an Wir werden Sie durch Ihre individuelle Show führen.