So funktioniert die Vermietung von Veranstaltungsorten und Ausstattungen – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Das Mieten eines Spielautomaten oder einer Veranstaltungsmaschine für eine Messe, Ausstellung oder ein Festival kann zunächst einschüchternd wirken – offizielle Spediteure, Versandfristen, Zwischenlager, Zollformalitäten. Das ist es aber gar nicht. Die meisten unserer Kunden sind Agenturen oder Erstaussteller, die noch nie zuvor die Logistik für eine Messe organisiert haben, und sie meistern das ohne Probleme. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Ablauf, vom ersten Angebot bis zur sicheren Rücklieferung des Geräts. Lesen Sie ihn einmal durch, und Sie werden den Ablauf besser verstehen als die meisten erfahrenen Aussteller.

Es kommt letztlich auf eine Sache an: Wie weit ist Ihr Veranstaltungsort von uns entfernt?

Wir entwickeln, fertigen und versenden jede Maschine aus unserem eigenen Lager in Goirle, Niederlande. Wie Ihre Maschine zu Ihnen gelangt, hängt davon ab, ob sich Ihr Veranstaltungsort innerhalb oder außerhalb unseres Direktliefergebiets befindet.

Was ist ein “offizieller Messespediteur” und warum ist das wichtig?

Das ist der Teil, den niemand erklärt, daher hier die Erklärung in einfachen Worten: Fast jedes größere Messegelände ernennt ein offizieller Spediteur bei jeder Veranstaltung – manchmal wird dieser Begriff auch als “offizieller Logistikpartner”, “beauftragter Abfertigungsagent” oder “Vor-Ort-Abfertiger” bezeichnet. Das ist aus einem ganz einfachen Grund wichtig:

In den meisten großen Veranstaltungsorten, Nur der offizielle Abfertiger darf Waren auf dem Hallenboden transportieren. Sie betreiben das Vorab-Lager der Messe, liefern zu festgelegten Zeiten an die Stände aller Aussteller und bauen nach dem Abbau alles wieder ab. Es handelt sich um eine Regelung in Bezug auf Sicherheit, Versicherung und Zugang, die für die gesamte Messe gilt.

Wo Sie die Kontaktdaten Ihres Spediteurs (und die Fristen) finden

Es gibt zwei zuverlässige Anlaufstellen:

• Ihr Ausstellerhandbuch oder Ihr Ausstellerportal. Wenn Sie einen Stand buchen, erhalten Sie von den Messeveranstaltern ein Handbuch (als PDF oder über ein Online-Portal). Darin sind der Name und die Kontaktdaten des offiziellen Spediteurs, die Bestellformulare, die Adresse des Vorab-Lagers und – was am wichtigsten ist – die Fristen für eingehende Sendungen.
• Der Veranstalter der Messe. Falls Sie es nicht finden können, senden Sie ihnen eine kurze Nachricht: “Wer ist der offizielle Spediteur der Messe, und wie lauten die Fristen für den Wareneingang?” Die werden dir den Weg direkt dorthin zeigen.

So holt der Spediteur Ihre Maschine aus unserem Lager ab

Sobald Sie wissen, wer der offizielle Spediteur ist, ist der Rest ganz einfach. Dieser holt die in einer Kiste verpackte Maschine aus unserem Lager in Goirle ab, transportiert sie zum Veranstaltungsort, liefert sie an Ihren Stand und bringt sie nach der Messe wieder zu uns zurück.

Um es einzurichten, müssen Sie lediglich bestätigen drei Termine mit dem Spediteur – und leiten Sie diese an uns weiter:

1. Abholung aus unserem Lager in Goirle (NL).
2. Lieferung an Ihren Stand vor Ort.
3. Abholung an Ihrem Stand und Rückgabe nach der Show zu uns.

Das war’s. Mit diesen drei Terminen sorgen wir dafür, dass Ihre Maschine am Abholtag verpackt und versandfertig ist, und wir wissen genau, wann wir mit der Lieferung rechnen können.

So bereiten wir Ihre Maschine vor – verpackt, beschriftet, programmiert, sofort einsatzbereit

Bevor ein Gerät unser Haus verlässt, wird Ihre Maschine transport- und betriebsbereit gemacht:

• In einer Kiste verpackt. Verpackt in einer robusten Transportverpackung – bei Bedarf in einer Holzkiste –, deren Abmessungen eine sichere Handhabung und den Transport mit einem Gabelstapler gewährleisten.
• Beschriftet. Versandetiketten, Kennzeichnungen wie “Zerbrechlich” und “Diese Seite nach oben” sowie Ihre Messe, Halle und Standnummer, sodass der Mitarbeiter vor Ort es genau an den richtigen Ort liefert.
• Vorprogrammiert. Spiele, Schwierigkeitsgrad, Preisgestaltung oder kostenloses Spielen sowie etwaige individuelle Branding-Elemente werden geladen und vor dem Versand geprüft. Es wird bereits für Ihre Veranstaltung konfiguriert geliefert.
• Plug-and-Play. Vor Ort müssen Sie (oder der Bediener) das Gerät lediglich aufstellen und an eine normale Steckdose anschließen. Keine Montage, kein Techniker, kein Werkzeug.
• Aufgenommen bei der Abfertigung. Wir dokumentieren den Zustand des Geräts bei der Auslieferung mit Fotos, damit allen klar ist, in welchem Zustand es das Haus verlassen hat.

Am Veranstaltungstag – an Ihrem Stand

Der Mitarbeiter des Spediteurs stellt das Gerät zu Ihrem Liefertermin an Ihrem Stand auf. Sie schließen es an eine normale Steckdose an, schalten es ein, und schon läuft es – und zieht die Besucher an. Im Falle einer Störung holt derselbe Mitarbeiter es wieder von Ihrem Stand ab. Sie müssen sich vor Ort nie um die Logistik kümmern.

Wie wird die Mietdauer berechnet?

Die Mietdauer beträgt vom Tag, an dem die Maschine unser Lager verlässt, bis zu dem Tag, an dem sie zurückkommt — inklusive Transport, nicht nur an den Messetagen. Da die Abholung und Rücklieferung durch den Spediteur rund um die Messe terminiert werden, verlängert sich die Gesamtdauer durch die Abwicklungszeit. Je knapper die Umschlagzeiten des Spediteurs sind, desto kürzer und günstiger ist die Mietdauer – und wir erstellen gemeinsam mit Ihnen im Voraus einen Kostenvoranschlag, damit es keine Überraschungen gibt.

Die Kaution

Für Anmietungen, die über unser direktes Versorgungsgebiet hinausgehen, bieten wir eine rückzahlbare Kaution in Höhe des vollen Wiederbeschaffungswerts der Maschine, zusätzlich zur Mietgebühr. Das ist gängige Praxis und schützt beide Seiten. Normale Abnutzungsspuren durch die Veranstaltung sind zu erwarten und völlig in Ordnung; die Kaution deckt erhebliche Schäden oder die Nichtrückgabe ab und beträgt vollständig erstattet bei sicherer Rückgabe in einwandfreiem Zustand. Da wir jede Maschine beim Versand fotografieren, gibt es niemals Streitigkeiten über ihren Zustand.

Großbritannien, die Schweiz und Norwegen

Diese Länder liegen außerhalb des EU-Zollgebiets, daher müssen Waren in beides Anfahrtswege – was eine kurze Anmietung zeitaufwendig und kostspielig macht. Für diese Reiseziele empfehlen wir in der Regel Kauf stattdessen, was wir gerne für Sie organisieren.

Ihre Schritt-für-Schritt-Checkliste

1. Fordern Sie ein Angebot bei uns an — Teilen Sie uns Ihren Veranstaltungsort, die Stadt, die Termine und die gewünschten Geräte mit. Sie erhalten dann ein übersichtliches Angebot.
2. Finden Sie Ihren Spediteur — Informieren Sie sich in Ihrem Ausstellerhandbuch oder beim Veranstalter über den Namen des offiziellen Spediteurs, dessen Kontaktdaten und die Versandfristen.
3. Notieren Sie sich die drei Termine — Fragen Sie den Spediteur, wann er die Ware aus unserem Lager in Goirle abholt, zu Ihrem Messestand liefert und nach der Messe wieder abholt und zurückbringt.
4. Teilen Sie uns die Termine mit — Wir verpacken die Maschine in eine Transportkiste, beschriften sie, programmieren sie und fotografieren sie, sodass sie zur Abholung bereit ist.
5. Aufführungstag — Der Spediteur liefert die Ware an Ihren Stand; Sie schalten sie ein.
6. Nach der Show — Der Spediteur holt es ab und bringt es zu uns zurück; Ihre Kaution wird Ihnen zurückerstattet.

Was wir benötigen, um Ihnen ein Angebot zu unterbreiten

• Die Veranstaltungsort und Stadt
• Dein Hallen- und Standnummer (falls du es schon hast)
• Die Termine anzeigen
• Die Maschine(n) das dir gefallen würde
• Für Veranstaltungsorte außerhalb unseres direkten Einzugsgebiets: Ihre Aussteller / Versandleitfaden oder die Daten des offiziellen Spediteurs, falls Sie diese bereits haben

Angebot anfordern

Haben Sie noch Fragen? Unser Fragen und Antworten zur Vermietung auf die Einzelheiten eingehen oder einfach nur Fordern Sie ein Angebot bei uns an und wir führen Sie Schritt für Schritt durch Ihre konkrete Sendung.

* Zollzonen (Hier bieten wir KEINE MIETGERÄTE an, sondern ausschließlich den Verkauf):

• GB — Vereinigtes Königreich
• CH — Schweiz
• LI — Liechtenstein
• NEIN — Norwegen
• IS — Island
• RS — Serbien
• BA — Bosnien und Herzegowina
• ME — Montenegro
• MK — Nordmazedonien
• AL — Albanien
• XK — Kosovo
• UA — Ukraine
• MD — Moldawien
• VON — Weißrussland
• RU — Russland
• TR — Türkei (A.TR-Dokument)
• AD — Andorra
• SM — San Marino