Cómo funciona el alquiler de espacios para eventos: una guía paso a paso.

Alquilar una máquina recreativa o de eventos para una feria, exposición o festival puede parecer una tarea abrumadora: transportistas oficiales, plazos de envío, almacenes de prealmacenamiento, aduanas… Pero no lo es. La mayoría de nuestros clientes son agencias o expositores noveles que nunca antes se han encargado de la logística de una feria, y lo gestionan sin problemas. Esta guía te explica paso a paso cómo funciona exactamente, desde el primer presupuesto hasta que la máquina llega sana y salva a su destino. Léela una vez y comprenderás el proceso mejor que la mayoría de los expositores con más experiencia.

Todo se reduce a una cosa: a qué distancia está tu local de nosotros

Diseñamos, fabricamos y enviamos todas las máquinas desde nuestro propio almacén en Goirle, Países Bajos. La forma en que te entregamos la máquina depende de si tu local se encuentra dentro o fuera de nuestra zona de servicio directo.

¿Qué es un “transitario oficial de ferias” y por qué es importante?

Esta es la parte que nadie explica, así que aquí la tienes en un lenguaje sencillo. Casi todos los grandes recintos feriales designan un transportista oficial para cada evento — también es posible que lo veas denominado “socio logístico oficial”, “agente de gestión designado” o “gestor in situ”. Es importante por una sencilla razón:

En la mayoría de los recintos de gran tamaño, Solo el encargado oficial está autorizado a trasladar mercancías por el suelo de la nave. Se encargan del almacén de montaje de la feria, realizan las entregas en los stands de todos los expositores a las horas establecidas y retiran todo de nuevo al desmontar la feria. Se trata de un protocolo de seguridad, seguros y acceso que se aplica a toda la feria.

Dónde encontrar los datos de tu transportista (y los plazos)

Hay dos sitios fiables donde buscar:

• Tu manual del expositor o tu portal del expositor. Al reservar un stand, la feria te proporciona un manual (en formato PDF o a través de un portal en línea). En él figuran el nombre y los datos de contacto del transportista oficial, los formularios de pedido, la dirección del almacén de preenvío y, lo más importante, el plazos de envío de entrada.
• El organizador del evento. Si no lo encuentras, envíales un mensaje de una línea: “¿Quién es el transportista oficial de la feria y cuáles son los plazos límite para los envíos de entrada?” Te indicarán directamente dónde está.

Cómo recoge el transportista tu máquina de nuestro almacén

Una vez que sepas quién es el transportista oficial, el resto es muy sencillo. Ellos recogen la máquina embalada en nuestro almacén de Goirle, la envían al recinto, la entregan en tu stand y, una vez finalizada la feria, la traen de vuelta hasta nosotros.

Para configurarlo, solo tienes que confirmar tres citas con el transportista y reenvíenoslas:

1. Recogida en nuestro almacén en Goirle (Países Bajos).
2. Entrega en tu stand en el recinto.
3. Recogida en tu stand y devolución a nosotros después del espectáculo.

Y ya está. Con esas tres fechas, tendremos tu máquina embalada y lista para el día de la recogida, y sabremos exactamente cuándo llegará a casa.

Cómo preparamos tu máquina: embalada en caja, etiquetada, programada y lista para usar

Antes de que cualquier producto salga de nuestras instalaciones, tu máquina queda preparada para el transporte y lista para funcionar:

• Embalado en caja. Empaquetado en un embalaje de transporte resistente —una caja de madera cuando sea necesario— con unas dimensiones adecuadas para su manipulación segura y su transporte con carretilla elevadora.
• Etiquetado. Etiquetas de envío, indicaciones de “frágil” y “por este lado hacia arriba”, y el número de tu feria, pabellón y stand, de modo que el encargado in situ lo entrega exactamente en el lugar correcto.
• Preprogramado. Se cargan los juegos, el nivel de dificultad, los precios o la opción de juego gratuito, así como cualquier personalización de marca, y comprobado antes del envío. Se entrega ya configurado para tu evento.
• «Plug-and-play». Una vez instalado, solo tienes que colocarlo (o que lo haga el instalador) y enchufarlo a una toma de corriente estándar. Sin montaje, sin técnicos, sin herramientas.
• Fotografiado en el momento de la expedición. Cuando sale, documentamos su estado con fotos, para que todo el mundo tenga claro en qué estado se encontraba al salir.

El mismo día, en tu stand

El encargado de la empresa de transporte coloca la máquina en tu stand a la hora de entrega prevista. Solo tienes que enchufarla a una toma de corriente normal, encenderla y ya está en marcha, atrayendo a los visitantes. En caso de avería, el mismo encargado la recoge de tu stand. No tienes que ocuparte en absoluto de la logística en el recinto.

Cómo se calcula el periodo de alquiler

El alquiler es válido desde desde el día en que la máquina sale de nuestro almacén hasta el día en que vuelve — transporte incluido, no solo los días de la feria. Dado que la recogida y la devolución por parte del transportista se programan en función de la feria, el tiempo de gestión se suma al total. Cuanto más ajustado sea el plazo de entrega del transportista, más corto y más barato será el alquiler, y te lo calcularemos por adelantado para que no haya sorpresas.

La fianza

Para los alquileres que se realizan fuera de nuestra zona de servicio directo, aplicamos una fianza reembolsable equivalente al valor total de reposición de la máquina, además del precio del alquiler. Es una práctica habitual y protege a ambas partes. Se espera que el artículo sufra el desgaste normal propio de su uso en eventos, lo cual no supone ningún problema; el depósito cubre los daños graves o la falta de devolución, y es reembolsado íntegramente una vez devuelta en buen estado. Como fotografiamos cada máquina en el momento del envío, su estado nunca es objeto de controversia.

Reino Unido, Suiza y Noruega

Estos países se encuentran fuera del espacio aduanero de la UE, por lo que las mercancías deben pasar por la aduana en ambos indicaciones — lo que hace que un alquiler de corta duración resulte lento y costoso. Para estos destinos, solemos recomendar compra en su lugar, lo cual estaremos encantados de organizar.

Tu lista de comprobación paso a paso

1. Pídenos un presupuesto — Indícanos el lugar, la ciudad, las fechas y la(s) máquina(s) que te gustaría alquilar. Te enviaremos un presupuesto claro.
2. Encuentra tu agente de transporte — Consulta el manual del expositor o ponte en contacto con el organizador para obtener el nombre del transportista oficial, sus datos de contacto y los plazos de envío.
3. Anota las tres fechas — Pregunta a la empresa de transporte cuándo recogerán la mercancía de nuestro almacén de Goirle, cuándo la entregarán en tu stand y cuándo la recogerán y devolverán una vez finalizada la feria.
4. Envíanos las fechas — Embalamos, etiquetamos, programamos y fotografiamos la máquina, dejándola lista para su recogida.
5. Día del espectáculo — El transportista te lo entrega en tu puesto; tú lo enciendes.
6. Después del espectáculo — La empresa de transporte lo recoge y nos lo devuelve; se te reembolsará el depósito.

Lo que necesitamos para ofrecerte un presupuesto

• El lugar y ciudad
• Tu número de pabellón y de stand (si ya lo tienes)
• El fechas de las funciones
• El máquina(s) te gustaría
• Para locales situados fuera de nuestra zona de atención directa: su Manual para expositores / envío o los datos del transportista oficial, si ya los tienes

Solicita un presupuesto

¿Todavía tienes dudas? Nuestro Preguntas y respuestas sobre el alquiler explicar los detalles, o simplemente pídanos un presupuesto y te guiaremos paso a paso a lo largo de tu programa concreto.

* Zonas aduaneras (aquí NO OFRECEMOS máquinas de alquiler, solo venta):

• GB — Reino Unido
• CH — Suiza
• LI — Liechtenstein
• NO — Noruega
• ES — Islandia
• RS — Serbia
• Licenciatura — Bosnia y Herzegovina
• ME — Montenegro
• MK — Macedonia del Norte
• AL — Albania
• XK — Kosovo
• UA — Ucrania
• MD — Moldavia
• POR — Bielorrusia
• RU — Rusia
• TR — Turquía (documento A.TR)
• AD — Andorra
• SM — San Marino