Cum funcționează închirierea de spații pentru evenimente — Un ghid pas cu pas.

Închirierea unui aparat de jocuri sau a unui echipament pentru evenimente în cadrul unui târg, al unei expoziții sau al unui festival poate părea o sarcină descurajantă — transportatori oficiali, termene de livrare, depozite de tranzit, formalități vamale. Dar nu este deloc așa. Majoritatea clienților noștri sunt agenții sau expozanți aflați la prima participare, care nu s-au ocupat niciodată de logistica unui eveniment, și totuși reușesc să se descurce fără probleme. Acest ghid vă explică pas cu pas cum funcționează totul, de la prima ofertă de preț până la returnarea în siguranță a aparatului. Citiți-l o singură dată și veți înțelege procesul mai bine decât majoritatea expozanților cu experiență.

Totul se reduce la un singur lucru: cât de departe se află locația voastră de noi

Proiectăm, construim și expediem fiecare mașină din propriul nostru depozit din Goirle, Țările de Jos. Modul în care mașina ajunge la dumneavoastră depinde de faptul dacă locația dumneavoastră se află în interiorul sau în afara zonei noastre de deservire directă.

Ce este un “expeditor oficial de mărfuri” și de ce este important acest lucru?

Aceasta este partea pe care nimeni nu o explică, așa că iată-o, pe înțelesul tuturor. Aproape fiecare centru de expoziții important numește un singur expeditor oficial de mărfuri pentru fiecare spectacol — s-ar putea să-l întâlniți și sub denumirile de “partener logistic oficial”, “agent de manipulare desemnat” sau “responsabil cu manipularea la fața locului”. Acest lucru contează dintr-un motiv simplu:

În majoritatea sălilor mari, numai personalul autorizat are dreptul să transporte mărfurile pe suprafața sălii. Aceștia gestionează depozitul de pregătire al târgului, efectuează livrările la standul fiecărui expozant la orele stabilite și ridică totul la finalul evenimentului. Este vorba despre un sistem de siguranță, asigurare și acces care se aplică întregului târg.

Unde puteți găsi datele de contact ale expeditorului dumneavoastră (și termenele limită)

Există două surse de încredere unde poți căuta:

• Manualul pentru expozanți sau portalul pentru expozanți. Atunci când rezervați un stand, organizatorii târgului vă pun la dispoziție un manual (în format PDF sau pe un portal online). Acesta conține numele și datele de contact ale transportatorului oficial, formularele de comandă, adresa depozitului de preluare a mărfurilor și — cel mai important — termenele limită pentru livrările primite.
• Organizatorul evenimentului. Dacă nu îl găsești, trimite-le un singur rând: “Cine este transportatorul oficial al evenimentului și care sunt termenele limită pentru livrările către locul de desfășurare?” Te vor îndruma direct spre el.

Cum preia transportatorul utilajul dumneavoastră din depozitul nostru

Odată ce aflați cine este transportatorul oficial, restul este simplu. Acesta preia utilajul ambalat în lada de transport din depozitul nostru din Goirle, îl transportă la locul de desfășurare a evenimentului, îl livrează la standul dumneavoastră și, după încheierea târgului, îl returnează la noi pe același traseu.

Pentru a-l configura, trebuie doar să confirmați trei întâlniri de la agentul de transport — și să ni le transmiteți:

1. Ridicare din depozitul nostru în Goirle (NL).
2. Livrare la standul dumneavoastră la locul evenimentului.
3. Ridicarea de la standul dumneavoastră și returnarea la noi, după spectacol.

Asta e tot. Cu aceste trei date, ne vom asigura că utilajul dumneavoastră va fi ambalat și pregătit în ziua ridicării, iar noi vom ști exact când va ajunge la dumneavoastră.

Cum vă pregătim echipamentul — ambalat în lăzi, etichetat, programat, gata de utilizare

Înainte ca orice produs să părăsească sediul nostru, utilajul dumneavoastră este pregătit pentru transport și gata de funcționare:

• În cutie. Ambalate într-un ambalaj de transport robust — o ladă de lemn, acolo unde este necesar —, dimensionat pentru manipulare în condiții de siguranță și transport cu stivuitorul.
• Etichetat. Etichete de expediere, mențiunile “fragil” și “cu partea aceasta în sus”, precum și numărul spectacolului, al sălii și al standului dumneavoastră, astfel încât responsabilul de la fața locului să o livreze exact la locul potrivit.
• Preprogramat. Jocurile, nivelul de dificultate, prețurile sau opțiunea de joc gratuit, precum și orice elemente de personalizare a mărcii sunt încărcate și testat înainte de expediere. Se livrează deja configurat pentru evenimentul dumneavoastră.
• Plug-and-play. La fața locului, dumneavoastră (sau persoana însărcinată) trebuie doar să îl așezați și să îl conectați la o priză obișnuită. Fără asamblare, fără tehnician, fără unelte.
• Fotografiat la expediere. Când pleacă, îi înregistrăm starea cu ajutorul unor fotografii, astfel încât toată lumea să știe exact în ce stare a plecat.

În ziua respectivă — la standul dumneavoastră

Angajatul firmei de transport amplasează aparatul la standul dumneavoastră, în intervalul de livrare alocat. Îl conectați la o priză obișnuită de rețea, îl porniți și acesta începe să funcționeze — atrăgând clienții. În cazul unei defecțiuni, același angajat îl ridică de la standul dumneavoastră. Nu vă ocupați deloc de aspectele logistice din spațiul expozițional.

Cum se calculează perioada de închiriere

Perioada de închiriere începe la de la ziua în care utilajul părăsește depozitul nostru până la ziua în care se întoarce — inclusiv timpul de tranzit, nu doar zilele în care are loc expoziția. Deoarece preluarea și returnarea de către transportator sunt programate în funcție de programul expoziției, timpul de manipulare se adaugă la durata totală. Cu cât termenul de livrare al transportatorului este mai scurt, cu atât perioada de închiriere este mai scurtă și mai ieftină — și vom estima acest lucru împreună cu dumneavoastră dinainte, pentru a evita surprizele.

Depozitul de garanție

Pentru închirierile care depășesc zona noastră de acoperire directă, oferim un depozit de garanție rambursabil, egal cu valoarea totală de înlocuire a mașinii, pe lângă taxa de închiriere. Este o practică obișnuită și protejează ambele părți. Se așteaptă ca echipamentul să fie utilizat în condiții normale de eveniment, ceea ce este absolut în regulă; garanția acoperă daunele semnificative sau nereturnarea echipamentului și este rambursat integral la returnarea în siguranță și în stare bună. Deoarece fotografiem fiecare mașină la expediere, starea acesteia nu este niciodată contestată.

Marea Britanie, Elveția și Norvegia

Aceste țări se află în afara spațiului vamal al UE, astfel încât mărfurile trebuie să treacă prin formalitățile vamale în ambele indicații de orientare — ceea ce face ca o închiriere de scurtă durată să fie lentă și costisitoare. Pentru aceste destinații, recomandăm de obicei cumpărarea în schimb, lucru pe care îl putem aranja cu plăcere.

Lista ta de verificare pas cu pas

1. Solicitați-ne o ofertă de preț — Spune-ne locul de desfășurare, orașul, datele și echipamentul (echipamentele) pe care le dorești. Vei primi o ofertă clară.
2. Găsește-ți agentul de transport — din manualul expozanților sau de la organizator, aflați numele oficial al transportatorului, datele de contact și termenele limită de expediere.
3. Află cele trei date — întrebați firma de transport când va ridica marfa de la depozitul nostru din Goirle, când o va livra la standul dumneavoastră și când o va ridica și returna după târg.
4. Trimiteți-ne datele — ambalăm, etichetăm, programăm și fotografiem mașina, pregătind-o pentru ridicare.
5. Ziua spectacolului — transportatorul îl livrează la standul dumneavoastră; dumneavoastră îl porniți.
6. După spectacol — agentul de transport îl preia și ni-l returnează; garanția dumneavoastră vă este rambursată.

Ce informații avem nevoie pentru a vă oferi o ofertă de preț

• Acest locul de desfășurare și orașul
• Al tău numărul halei și al standului (dacă îl ai deja)
• Acest afișează datele
• Acest mașină (mașini) ți-ar plăcea
• Pentru locațiile situate în afara zonei noastre de acoperire directă: ghid pentru expozanți / ghid de expediere sau datele de contact ale expeditorului oficial, dacă le aveți deja

Solicitați o ofertă

Mai aveți întrebări? Serviciul nostru de Întrebări și răspunsuri privind închirierea să trecem în revistă detaliile sau pur și simplu solicitați-ne o ofertă și vă vom ghida pas cu pas prin spectacolul dumneavoastră.

* zone vamale (aici NU OFERIM utilaje spre închiriere, ci doar spre vânzare):

• GB — Regatul Unit
• CH — Elveția
• LI — Liechtenstein
• NU — Norvegia
• IS — Islanda
• RS — Serbia
• Licență — Bosnia și Herțegovina
• ME — Muntenegru
• MK — Macedonia de Nord
• AL — Albania
• XK — Kosovo
• UA — Ucraina
• MD — Moldova
• DE — Belarus
• RU — Rusia
• TR — Turcia (document A.TR)
• AD — Andorra
• SM — San Marino