Llogar una màquina recreativa o d'esdeveniments per a una fira comercial, exposició o festival pot semblar descoratjador: transitaris oficials, terminis d'enviament, magatzems per endavant, duanes. No ho és. La majoria dels nostres clients són agències o expositors per primera vegada que mai abans han organitzat la logística de la fira, i ho gestionen sense problemes. Aquesta guia us explica exactament com funciona, des del vostre primer pressupost fins que la màquina arriba a casa sana i estalvia. Llegiu-la una vegada i entendreu el procés millor que la majoria d'expositors experimentats.
Es redueix a una cosa: a quina distància de nosaltres està el vostre local
Dissenyem, construïm i enviem cada màquina des del nostre propi magatzem a Goirle, Països BaixosLa manera com arriba la teva màquina depèn de si el teu local es troba dins o fora de la nostra zona de servei directe.
A menys de 400 km de Goirle
Benelux, Alemanya occidental i nord de França. Servei complet: El nostre missatger lliura la màquina al vostre estand a la vostra franja horària i la recull després de la fira. No heu de fer res més que engegar-la.
Itàlia, Espanya, sud de França i més enllà
Ex-fàbrica: Preparem, embalem i etiquetem completament la màquina, llesta per a la seva recollida al nostre magatzem. El transportista oficial de la vostra fira l'envia al vostre estand i de tornada. Això redueix els costos i us guia en cada pas següent.
Què és un "transitari oficial de mercaderies per a fires" i per què és important?
Aquesta és la part que ningú explica, així que aquí ho teniu en anglès planer. Gairebé tots els grans centres d'exposicions nomenen un transitari oficial per a cada espectacle, també el podeu veure anomenat "soci logístic oficial", "agent de manipulació designat" o "gestionari in situ". És important per una simple raó:
A la majoria de grans locals, Només el manipulador oficial pot moure mercaderies pel terra del pavelló. Gestionen el magatzem avançat de la fira, lliuren a cada estand d'expositor a hores fixes i ho retiren tot en cas de desmuntatge. És un acord de seguretat, assegurança i accés que s'aplica a tota la fira.
On puc trobar les dades del vostre transitari (i els terminis)
Hi ha dos llocs fiables on buscar:
- El vostre manual d'expositor o portal d'expositors. Quan reserves un estand, la fira et proporciona un manual (en PDF o un portal en línia). Hi apareix el nom i la persona de contacte del transitari oficial, els formularis de comanda, l'adreça del magatzem anticipat i, el més important, el terminis d'enviament entrants.
- L'organitzador de l'espectacle. Si no ho trobes, envia'ls una línia: "Qui és el transitari oficial de la fira i quins són els terminis d'enviament entrants?" T'hi indicaran directament.
Com el transitari recull la vostra màquina del nostre magatzem
Un cop sàpigues qui és el transportista oficial, la resta és senzilla. Recullen la màquina encaixada del nostre magatzem a Goirle, l'envien al recinte, la lliuren al teu estand i, després de la fira, fan el trajecte de tornada fins a nosaltres.
Per configurar-ho, només cal confirmar tres dates amb el reenviador — i ens les passen:
- Recollida al nostre magatzem a Goirle (Països Baixos).
- Lliurament al vostre estand al lloc de celebració.
- Recollida al vostre punt de venda i devolució a nosaltres després de l'espectacle.
Això és tot. Amb aquestes tres dates, tindrem la teva màquina embalada i a punt el dia de la recollida i sabrem exactament quan esperar-la a casa.
Com preparem la vostra màquina: embalada, etiquetada, programada, connectable i engegada
Abans que res surti de nosaltres, la vostra màquina ja està preparada per viatjar i a punt per funcionar:
- Encaixat. Integrat en un embalatge de transport resistent (una caixa de fusta on calgui) amb la mida adequada per a una manipulació segura i el transport amb carretó elevador.
- Etiquetat. Etiquetes d'enviament, marques de "fràgil" i "per aquí dalt", i el vostre número d'espectacle, pavelló i estand, de manera que el manipulador in situ ho lliura exactament al lloc correcte.
- Preprogramat. Els jocs, la dificultat, els preus o el joc gratuït, i qualsevol marca personalitzada es carreguen i provat abans de l'enviamentArriba configurat per al teu esdeveniment.
- Plug and play. A l'obra, vostè (o el manipulador) simplement el col·loca i l'encén en un endoll estàndard. Sense muntatge, sense tècnic, sense eines.
- Fotografiat a l'enviament. Registrem el seu estat amb fotos quan marxa, perquè tothom sàpiga com s'ha apagat.
El dia — al vostre estand
El manipulador del transportista col·loca la màquina al vostre estand, a la vostra zona de lliurament. La connecteu a una presa de corrent normal, l'enceneu i ja està en marxa, recollint gent. En cas d'avaria, el mateix manipulador la recull del vostre estand. Mai no toqueu la logística a la planta.
Com es calcula el període de lloguer
El lloguer comença a partir de des del dia que la màquina surt del nostre magatzem fins al dia que torna — trànsit inclòs, no només els dies de la fira. Com que la recollida i la devolució del transitari es programen al voltant de la fira, el temps de manipulació augmenta al total. Com més curt sigui el termini de lliurament del transitari, més curt i econòmic serà el lloguer, i ho calcularem amb vosaltres per endavant perquè no hi hagi sorpreses.
El dipòsit de garantia
Per a lloguers que viatgen més enllà de la nostra zona de servei directe, tenim un dipòsit de garantia reemborsable equivalent al valor total de reposició de la màquina, juntament amb la tarifa de lloguer. És una pràctica habitual i protegeix ambdues parts. S'espera el desgast normal d'un esdeveniment i està totalment bé; el dipòsit cobreix danys importants o no devolució, i és reemborsat íntegrament en retornar-la en bon estat. Com que fotografiem cada màquina en el moment de l'enviament, el seu estat no es discuteix mai.
Regne Unit, Suïssa i Noruega
Aquests països es troben fora de la zona duanera de la UE, per la qual cosa les mercaderies han de despatxar la duana a ambdós indicacions, cosa que fa que un lloguer curt sigui lent i costós. Per a aquestes destinacions normalment recomanem compra en canvi, cosa que estarem encantats d'organitzar.
La teva llista de comprovació pas a pas
- Demana'ns un pressupost — indiqueu-nos el lloc, la ciutat, les dates i la màquina o màquines que voleu. Rebreu un pressupost clar.
- Troba el teu reenviador — del manual de l'expositor o de l'organitzador, obteniu el nom del transportista oficial, el contacte i els terminis d'enviament.
- Obtén les tres dates — pregunteu al transportista quan recollirà la mercaderia al nostre magatzem de Goirle, la lliurarà al vostre estand i la recollirà i retornarà després de la fira.
- Envieu-nos les dates — embalem, etiquetem, programem i fotografiem la màquina, a punt per a la recollida.
- Dia de l'espectacle — el transitari lliura a la vostra parada; vosaltres l'enceneu.
- Després de l'espectacle — el transitari ho recull i ens ho retorna; se us retorna el dipòsit.
Què necessitem per donar-vos un pressupost
- L' lloc i ciutat
- La seva número de pavelló i estand (si ja ho tens)
- L' dates de l'espectacle
- L' màquina(es) t'agradaria
- Per a llocs fora de la nostra zona de servei directe: el vostre manual d'expositor/enviament o les dades del transitari oficial, si ja les teniu
Encara tens preguntes? El nostre preguntes i respostes sobre lloguer cobrir els detalls, o simplement demana'ns un pressupost i us guiarem a través del vostre espectacle específic.