Lista de verificación de 90 días para la preparación de ferias comerciales en la UE

Noventa días antes del evento, el trabajo que determinará el éxito ya está programado. Esta guía ofrece un cronograma semanal para los 90 días desde la reserva hasta la inauguración, escrito para expositores que realizan su primera activación en un recinto y útil como lista de verificación para los más experimentados.

El PDF descargable que aparece a continuación reproduce esta página; el archivo .ics importa los hitos a su calendario en las fechas recomendadas.

Semanas 13-10: Reservas y resumen

• Confirme el tamaño y la ubicación del stand con el organizador de la feria; reserve los metros cuadrados.
• Informe a la agencia encargada del montaje del stand o, si es directamente con el proveedor, informe al proveedor de la activación.
• Establecer la disponibilidad del personal para el montaje, los días del evento y el desmontaje.

Semanas 9-6 — Diseño y aprobaciones

• Aprueba el diseño de activación y cualquier elemento personalizado.
• Entregue cualquier material gráfico requerido en el lugar del evento.
• Confirme el método y el origen del flete.
• Si realiza una transacción transfronteriza, inicie el proceso del Carnet ATA.

Semanas 5-3: Logística y divulgación.

• Reservar los gastos de viaje, hotel y dietas para el equipo del programa.
• Comience a contactar a los posibles clientes potenciales antes del evento (utilice la Calculadora de Volumen de Contacto).
• Confirme el horario de acceso al recinto y el cronograma de montaje.

Semanas 2-1 — Preparación final

• Envíe las especificaciones finales de activación a la agencia encargada de la construcción del stand.
• Informe al equipo del stand; utilice el documento de instrucciones para el personal del stand.
• Prepare los dispositivos de captura de clientes potenciales y la copia de seguridad sin conexión.

Semana del espectáculo — Espectáculo completo

• Plan detallado de montaje, desmontaje y del día del espectáculo (utilice la plantilla Run-of-Show).
• Limpieza de datos el mismo día y transferencia de clientes potenciales al equipo de seguimiento en un plazo de 24 horas.
• La sesión informativa posterior al programa está programada para la semana siguiente.

---

¿Quieres una versión de esta cronología específica para el lugar del evento? Hable con nosotros durante la fase de planificación. →